Segreteria telefonica

I messaggi vocali dei chiamanti vengono recapitati via email, insieme a una trascrizione e a un riepilogo scritto dall'IA del messaggio del chiamante.

Ogni utente dispone della propria segreteria telefonica. È possibile configurare caselle vocali aggiuntive per vendite, assistenza, fatturazione, ecc. In questo articolo spiegheremo come funziona il tutto.

Segreteria utente

I numeri di telefono possono essere collegati ai membri del team nelle impostazioni di inoltro chiamate del numero di telefono. Ogni membro del team dispone della propria segreteria telefonica.

Come inoltrare le chiamate alla segreteria? Ogni utente può configurare le regole per quando desidera che le chiamate vengano inoltrate alla propria segreteria nelle impostazioni delle chiamate in entrata.
Come aggiornare il messaggio di benvenuto? Gli utenti possono aggiornare il messaggio di benvenuto personale della propria segreteria nelle impostazioni della segreteria.
Come vengono recapitati i messaggi vocali? I messaggi registrati dai chiamanti vengono inviati come file audio via email all'utente insieme a un riepilogo scritto dall'IA e a una trascrizione.

La segreteria utente è inclusa in tutti i piani.

È possibile invitare nuovi membri del team dalla pagina Team.

Riepiloghi della segreteria realizzati dall'IA

Ogni messaggio vocale ricevuto in una lingua supportata viene analizzato dalla nostra IA. Riceverà le seguenti informazioni aggiuntive nell'email con la registrazione.

Di cosa parla il messaggio vocale e da chi proviene? L'oggetto dell'email Le dirà brevemente di cosa parla il messaggio - e da chi proviene (se disponibile).
Analisi del sentiment del chiamante Mostreremo un'emoticon che indica lo stato d'animo del chiamante: felice, neutro o arrabbiato. L'emoticon sarà nell'oggetto dell'email.
Riepilogo Verrà fornito un riepilogo del messaggio vocale in pochi paragrafi.
Punti chiave I punti chiave del messaggio vocale saranno presentati in un elenco puntato.
Azione prevista Se il chiamante si aspetta che Lei faccia qualcosa, chiariremo di cosa si tratta.
Trascrizione Segue una trascrizione parola per parola di tutto ciò che ha detto il chiamante.

L'email conterrà come allegato il messaggio effettivamente registrato. Le lingue principali sono supportate. Altre lingue potrebbero non ricevere riepiloghi.

Cercheremo di trovare il nome del chiamante nei Suoi contatti mobili, se ci ha fornito l'accesso ad essi nelle nostre app mobili. In assenza di ciò, cercheremo di individuare il nome del chiamante dal messaggio.

I riepiloghi della segreteria sono inclusi nei nostri piani a pagamento. Gli account gratuiti ricevono 1.000 crediti IA gratuiti al momento della registrazione. Questo Le consente di testare il servizio per un po' senza costi aggiuntivi. Ogni riepilogo di segreteria costa 10 crediti IA.

Creazione di caselle vocali aggiuntive

Per creare caselle vocali aggiuntive per assistenza, vendite o altre funzioni, vada alla sezione App vocali nelle impostazioni dell'account. Può creare tutte le caselle vocali che desidera, ma solo gli account con un piano a pagamento possono collegare le chiamate alle caselle vocali. Gli utenti avanzati possono tuttavia collegare le chiamate alla casella vocale gratuitamente tramite SIP.

Le funzioni di una casella vocale

Una casella vocale ha le seguenti funzionalità:

Riproduce un messaggio di benvenuto Riproduce un messaggio prima della registrazione "Benvenuto in XYZ. Lasci il Suo messaggio dopo il segnale acustico".
Registra il chiamante La registrazione continua fino a quando il chiamante non riaggancia.
Riproduce un messaggio di congedo Se la registrazione supera il tempo massimo consentito (5 minuti), o diventa silenziosa senza che il chiamante riagganci, verrà riprodotto un messaggio di congedo.
Recapita il messaggio registrato Invia il messaggio alla destinazione scelta.

Creare una casella vocale

Per creare ora una casella vocale, acceda alla web app Sonetel e vada alla sezione App vocali. Se non dispone di un account Sonetel, ne crei uno gratuitamente qui. Ecco come appare la sezione App vocali nelle impostazioni dell'account.

Può creare tutte le nuove caselle vocali che desidera facendo clic sull'icona "+" nell'angolo in alto a destra dello schermo.

Faccia clic su "Crea". Questo Le fornirà una vista di modifica per una nuova casella vocale.

Vista di modifica della casella vocale

Ecco le opzioni:

Elimina Le consente di eliminare l'intera casella vocale.
Nome della casella vocale Mostra il nome che ha assegnato all'annuncio durante la sua creazione.
Configura la segreteria per Definisce la destinazione di consegna per il messaggio vocale. Vedere le opzioni di seguito.
Messaggi della segreteria Le consente di ascoltare il messaggio di benvenuto e di congedo attuali.

Destinazioni opzionali per la consegna

Ecco le possibili azioni che può intraprendere quando il chiamante seleziona un'opzione del menu.

Membro del team Il messaggio vocale viene recapitato via email al membro del team selezionato.
Team Recapita il messaggio vocale al team di assistenza clienti selezionato. La consegna viene effettuata via email a ciascuno dei membri del team.
Email Inserisca un indirizzo email a cui deve essere recapitata la registrazione.

Aggiornare i messaggi riprodotti

Vengono riprodotti due messaggi:

Messaggio di benvenuto Viene riprodotto prima di registrare il messaggio del chiamante "Lasci un messaggio dopo il segnale acustico".
Messaggio di congedo Viene riprodotto se il chiamante rimane in silenzio per un po'. "Grazie per il Suo messaggio e arrivederci".

Prema il pulsante Play per ascoltare come suona attualmente il messaggio. Prema l'icona del menu (accanto al pulsante Play) e selezioni Sostituisci audio, se desidera modificare la registrazione. Se sceglie di aggiornare un messaggio, ha le seguenti opzioni:

Carica file audio Il file caricato deve essere in formato WAV o MP3.
Sintesi vocale Le consente di digitare un testo e di farlo convertire in una registrazione nella lingua di scelta, utilizzando la sintesi vocale (Text-to-speech).
Registra Chiameremo il Suo numero di cellulare registrato. Segua le istruzioni durante la chiamata per registrare il nuovo messaggio.

L'utilizzo della funzione di sintesi vocale (Text-to-speech) è gratuito (entro un limite di utilizzo equo).

Colleghi la Sua casella vocale al mondo

Può acquistare numeri di telefono da Sonetel e collegarli alla Sua segreteria. Se dispone già di un account Sonetel, vada alla pagina dei numeri di telefono. In caso contrario, si registri e selezioni un numero qui. Può anche collegare un menu di risposta vocale (IVR) alle Sue caselle vocali.

Opzioni avanzate: può inviare le chiamate in entrata da qualsiasi fornitore di servizi di scelta che supporti SIP, alle App vocali (Cloud IVR). È inoltre possibile inviare chiamate dalla Sua apparecchiatura SIP all'indirizzo SIP univoco della segreteria Cloud IVR.

Non riceve alcun messaggio vocale?

Se non sta ricevendo i messaggi vocali come previsto, ciò può essere causato da uno dei seguenti motivi:

Nessun piano a pagamento È necessario disporre di un piano a pagamento che includa il supporto per le App vocali per poter utilizzare caselle vocali configurate per funzioni separate della Sua attività.
Le consegne sono finite nella casella di posta indesiderata La nostra consegna potrebbe essere finita nella Sua casella di posta indesiderata. Aggiunga sonetel.com all'elenco dei mittenti sicuri nel Suo programma di posta elettronica per essere sicuro di ricevere i messaggi vocali.

Limitazioni dei riepiloghi vocali

Questo servizio presenta le seguenti limitazioni:

Supporto linguistico Il servizio che utilizziamo per trascrivere i file audio in testo non supporta tutte le lingue. Se il messaggio vocale è in una lingua non supportata, potrebbe visualizzare un riepilogo errato.
- Lingue supportate: afrikaans, arabo, armeno, azero, bielorusso, bosniaco, bulgaro, catalano, cinese, croato, ceco, danese, olandese, inglese, estone, finlandese, francese, galiziano, tedesco, greco, ebraico, hindi, ungherese, islandese, indonesiano, italiano, giapponese, kannada, kazako, coreano, lettone, lituano, macedone, malese, marathi, maori, nepalese, norvegese, persiano, polacco, portoghese, rumeno, russo, serbo, slovacco, sloveno, spagnolo, swahili, svedese, tagalog, tamil, thai, turco, ucraino, urdu, vietnamita e gallese.
Rilevamento dei numeri Il servizio che utilizziamo per la trascrizione può convertire i numeri dal formato scritto in cifre. Ad esempio, "duemila" diventerà "2000". Tuttavia, al momento questo funziona solo per l'inglese.

Foto di Philipp Lansing e Adrien Olichon su Unsplash