Voicemail

Voicemail-Nachrichten von Anrufern werden per E-Mail zugestellt, zusammen mit einer Transkription und einer von KI erstellten Zusammenfassung der Nachricht des Anrufers.

Jeder Benutzer hat seine eigene Voicemail. Zusätzliche Voicemail-Boxen können für Vertrieb, Support, Abrechnung usw. eingerichtet werden. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie das alles funktioniert.

Benutzer-Voicemail

Telefonnummern können in den Anrufweiterleitungseinstellungen der Telefonnummer mit Teammitgliedern verbunden werden. Jedes Teammitglied hat seine eigene Voicemail.

• Wie werden Anrufe mit der Voicemail verbunden? Jeder Benutzer kann in seinen Einstellungen für eingehende Anrufe Regeln konfigurieren, wann Anrufe an seine Voicemail weitergeleitet werden sollen.
• Wie wird die Begrüßungsnachricht aktualisiert? Benutzer können die persönliche Begrüßungsnachricht ihrer Voicemail in ihren Voicemail-Einstellungen aktualisieren.
• Wie werden Voicemail-Nachrichten zugestellt? Von Anrufern aufgezeichnete Nachrichten werden als Audiodateien per E-Mail an den Benutzer gesendet, zusammen mit einer von KI erstellten Zusammenfassung und einer Transkription.

Voicemail-Zusammenfassungen durch KI

Jede in einer unterstützten Sprache empfangene Voicemail wird von unserer KI analysiert. Sie erhalten die folgenden zusätzlichen Informationen in der E-Mail mit der Aufzeichnung.

• Worum geht es in der Voicemail und von wem ist sie? Der E-Mail-Betreff informiert Sie kurz darüber, worum es in der Nachricht geht – und von wem sie stammt (falls verfügbar).
• Stimmungsanalyse des Anrufers Wir zeigen ein Emoticon an, das die Stimmung des Anrufers angibt: fröhlich, neutral oder verärgert. Das Emoticon wird im Betreff der E-Mail angezeigt.
• Zusammenfassung Es wird eine Zusammenfassung der Voicemail-Nachricht in wenigen Absätzen erstellt.
• Wichtige Punkte Die wichtigsten Punkte der Voicemail werden in einer Aufzählungsliste dargestellt.
• Erwartete Maßnahme Wenn der Anrufer erwartet, dass Sie etwas tun, machen wir deutlich, was das ist.
• Transkription Es folgt eine Wort-für-Wort-Transkription von allem, was der Anrufer gesagt hat.

Die E-Mail enthält die tatsächlich aufgezeichnete Nachricht als Anhang. Wichtige Sprachen werden unterstützt. Andere Sprachen erhalten möglicherweise keine Zusammenfassungen.

Erstellen zusätzlicher Voicemail-Boxen

Um zusätzliche Voicemail-Boxen für Support, Vertrieb oder andere Funktionen zu erstellen, gehen Sie zum Bereich Voice-Apps in den Kontoeinstellungen. Sie können so viele Voicemail-Boxen erstellen, wie Sie möchten, aber nur Konten mit einem kostenpflichtigen Tarif können Anrufe mit Voicemail-Boxen verbinden. Fortgeschrittene Benutzer können Anrufe jedoch kostenlos über SIP mit der Voicemail-Box verbinden.

Die Funktionen einer Voicemail-Box

Eine Voicemail-Box verfügt über die folgenden Funktionen:

• Spielt eine Willkommensnachricht ab Spielt vor der Aufzeichnung eine Nachricht ab: „Willkommen bei XYZ. Bitte hinterlassen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton".

• Zeichnet den Anrufer auf Die Aufzeichnung läuft weiter, bis der Anrufer auflegt.

• Spielt eine Abschiedsnachricht ab Wenn die Aufzeichnung die maximal zulässige Zeit (5 Minuten) überschreitet oder stumm wird, ohne aufzulegen, wird eine Abschiedsnachricht abgespielt.

• Stellt die aufgezeichnete Nachricht zu Sendet die Nachricht an das gewählte Ziel.

  

Erstellen einer Voicemail-Box

Um jetzt eine Voicemail-Box zu erstellen, melden Sie sich in der Sonetel Web-App an und gehen Sie zum Bereich Voice-Apps. Wenn Sie noch kein Sonetel-Konto haben, erstellen Sie hier kostenlos eines. So sieht der Bereich Voice-Apps in den Kontoeinstellungen aus.

Bearbeitungsansicht der Voicemail-Box

• Löschen Ermöglicht es Ihnen, die gesamte Voicemail-Box zu löschen.
• Voicemail-Name Zeigt den Namen an, den Sie der Ansage beim Erstellen gegeben haben.
• Voicemail einrichten für Definieren Sie das Zustellungsziel für die Voicemail. Siehe Optionen unten.
• Voicemail-Nachrichten Ermöglicht es Ihnen, die aktuelle Begrüßungs- und Abschiedsnachricht anzuhören.

Optionale Ziele für die Zustellung

• Teammitglied Die Voicemail wird per E-Mail an das ausgewählte Teammitglied zugestellt.
• Team Stellt die Voicemail an das ausgewählte Kundenservice-Team zu. Die Zustellung erfolgt per E-Mail an jedes der Teammitglieder.
• E-Mail Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung gesendet werden soll.

Abgespielte Nachrichten aktualisieren

• Begrüßungsnachricht Diese wird vor der Aufzeichnung der Nachricht des Anrufers abgespielt: „Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton".
• Abschiedsnachricht Wird abgespielt, wenn der Anrufer eine Weile still ist. „Vielen Dank für Ihre Nachricht und auf Wiederhören"

Drücken Sie die Wiedergabe-Taste, um anzuhören, wie die Nachricht jetzt klingt. Drücken Sie das Menü-Symbol (neben der Wiedergabe-Taste) und wählen Sie Audio ersetzen, wenn Sie die Aufzeichnung ändern möchten. Wenn Sie sich entscheiden, eine Nachricht zu aktualisieren, haben Sie die folgenden Optionen:

• Audiodatei hochladen Die hochgeladene Datei sollte entweder im WAV- oder MP3-Format vorliegen.
• Text-to-Speech Ermöglicht es Ihnen, einen Text einzugeben und ihn mithilfe von Text-to-Speech in eine Aufzeichnung in der gewählten Sprache umwandeln zu lassen.

  

• Aufnehmen Wir rufen Ihre registrierte Mobilnummer an. Folgen Sie den Anweisungen im Anruf, um die neue Nachricht aufzuzeichnen.

  

Verbinden Sie Ihre Voicemail-Box mit der Welt

Sie können Telefonnummern von Sonetel erwerben und diese mit Ihrer Voicemail verbinden. Wenn Sie bereits ein Sonetel-Konto haben, gehen Sie zur Telefonnummern-Seite. Andernfalls melden Sie sich an und wählen Sie hier eine Nummer aus. Sie können auch ein Sprachmenüsystem (IVR) mit Ihren Voicemail-Boxen verbinden.

Sie erhalten keine Voicemail?

Wenn Sie keine Voicemails wie erwartet erhalten, kann dies einen der folgenden Gründe haben:

• Kein kostenpflichtiger Tarif Sie benötigen einen kostenpflichtigen Tarif, der Unterstützung für Voice-Apps beinhaltet, um Voicemail-Boxen nutzen zu können, die für separate Funktionen in Ihrem Unternehmen eingerichtet wurden.
• Zustellungen im Spam-Ordner Ihrer E-Mail gelandet Unsere Zustellung ist möglicherweise in Ihrem Spam-E-Mail-Ordner gelandet. Fügen Sie sonetel.com zu Ihrer Liste sicherer Absender in Ihrem E-Mail-Programm hinzu, um sicherzustellen, dass Sie Voicemail erhalten.

Einschränkungen bei der Voicemail-Zusammenfassung

Dieser Service befindet sich derzeit in der BETA-Phase und weist die folgenden Einschränkungen auf:

• Sprachunterstützung Der von uns verwendete Service zur Transkription von Audiodateien in Text unterstützt nicht alle Sprachen. Wenn die Voicemail in einer nicht unterstützten Sprache vorliegt, sehen Sie möglicherweise eine falsche Zusammenfassung.
  • Unterstützte Sprachen: Afrikaans, Arabisch, Armenisch, Aserbaidschanisch, Belarussisch, Bosnisch, Bulgarisch, Katalanisch, Chinesisch, Kroatisch, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Galizisch, Deutsch, Griechisch, Hebräisch, Hindi, Ungarisch, Isländisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Kannada, Kasachisch, Koreanisch, Lettisch, Litauisch, Mazedonisch, Malaiisch, Marathi, Maori, Nepalesisch, Norwegisch, Persisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Suaheli, Schwedisch, Tagalog, Tamil, Thailändisch, Türkisch, Ukrainisch, Urdu, Vietnamesisch und Walisisch.
• Zahlenerkennung Der von uns verwendete Service für die Transkription kann Zahlen aus dem geschriebenen Format in Ziffern umwandeln. Zum Beispiel wird „two thousand" zu „2000". Dies funktioniert jedoch derzeit nur für Englisch.

Foto von Philipp Lansing und Adrien Olichon auf Unsplash