Voicemail

Voicemails von Anrufern werden per E-Mail zugestellt, zusammen mit einer Transkription und einer von KI verfassten Zusammenfassung der Nachricht des Anrufers.

Jeder Nutzer hat seine eigene Voicemail. Zusätzliche Voicemail-Boxen können für Vertrieb, Support, Buchhaltung usw. eingerichtet werden. In diesem Artikel erklären wir, wie alles funktioniert.

Nutzer-Voicemail

Telefonnummern können in den Anrufweiterleitungseinstellungen der Telefonnummer mit Teammitgliedern verbunden werden. Jedes Teammitglied hat seine eigene Voicemail.

Wie werden Anrufe mit der Voicemail verbunden? Jeder Nutzer kann in seinen Einstellungen für eingehende Anrufe Regeln festlegen, wann Anrufe an seine Voicemail weitergeleitet werden sollen.
Wie kann die Begrüßungsnachricht aktualisiert werden? Nutzer können ihre persönliche Begrüßungsnachricht in ihren Voicemail-Einstellungen aktualisieren.
Wie werden Voicemail-Nachrichten zugestellt? Von Anrufern aufgezeichnete Nachrichten werden als Audiodateien per E-Mail an den Nutzer gesendet, zusammen mit einer von KI verfassten Zusammenfassung und einer Transkription.

Nutzer-Voicemail ist in allen Tarifen enthalten.

Sie können neue Teammitglieder auf der Teams-Seite einladen.

Voicemail-Zusammenfassungen durch KI

Jede Voicemail, die in einer unterstützten Sprache eingeht, wird von unserer KI analysiert. Sie erhalten die folgenden zusätzlichen Informationen in der E-Mail mit der Aufzeichnung.

Worum geht es in der Voicemail und von wem stammt sie? Der Betreff der E-Mail teilt Ihnen kurz mit, worum es in der Nachricht geht – und von wem sie stammt (falls verfügbar).
Stimmungsanalyse des Anrufers Wir zeigen einen Emoticon an, der die Stimmung des Anrufers wiedergibt: fröhlich, neutral oder verärgert. Der Emoticon erscheint im Betreff der E-Mail.
Zusammenfassung Es folgt eine Zusammenfassung der Voicemail-Nachricht in wenigen Absätzen.
Kernpunkte Die wichtigsten Punkte der Voicemail werden als Aufzählungsliste dargestellt.
Erwartete Handlung Wenn der Anrufer eine Handlung von Ihnen erwartet, machen wir deutlich, welche das ist.
Transkription Eine wörtliche Transkription von allem, was der Anrufer gesagt hat, folgt.

Die E-Mail enthält die tatsächlich aufgezeichnete Nachricht als Anhang. Die wichtigsten Sprachen werden unterstützt. Für andere Sprachen sind möglicherweise keine Zusammenfassungen verfügbar.

Wir versuchen, den Namen des Anrufers in Ihren mobilen Kontakten zu finden, sofern Sie uns in unseren mobilen Apps Zugriff darauf gewährt haben. Andernfalls versuchen wir, den Namen des Anrufers aus der Nachricht zu ermitteln.

Voicemail-Zusammenfassungen sind in unseren kostenpflichtigen Tarifen enthalten. Kostenlose Konten erhalten bei der Registrierung 1.000 kostenlose KI-Credits. Damit können Sie den Dienst eine Zeit lang ohne zusätzliche Kosten testen. Jede Voicemail-Zusammenfassung kostet 10 KI-Credits.

Zusätzliche Voicemail-Boxen erstellen

Um zusätzliche Voicemail-Boxen für Support, Vertrieb oder andere Funktionen zu erstellen, gehen Sie in den Bereich Voice-Apps in den Kontoeinstellungen. Sie können beliebig viele Voicemail-Boxen erstellen, aber nur Konten mit einem kostenpflichtigen Tarif können Anrufe mit Voicemail-Boxen verbinden. Fortgeschrittene Nutzer können Anrufe jedoch kostenlos über SIP mit der Voicemail-Box verbinden.

Die Funktionen einer Voicemail-Box

Eine Voicemail-Box verfügt über die folgenden Funktionen:

Spielt eine Begrüßungsnachricht ab Spielt vor der Aufzeichnung eine Nachricht ab: „Willkommen bei XYZ. Bitte hinterlassen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton."
Nimmt den Anrufer auf Die Aufzeichnung wird fortgesetzt, bis der Anrufer auflegt.
Spielt eine Verabschiedungsnachricht ab Wenn die Aufzeichnung die maximal zulässige Zeit (5 Minuten) überschreitet oder still wird, ohne dass aufgelegt wird, wird eine Verabschiedungsnachricht abgespielt.
Stellt die aufgezeichnete Nachricht zu Sendet die Nachricht an das gewünschte Ziel.

Eine Voicemail-Box erstellen

Um jetzt eine Voicemail-Box zu erstellen, melden Sie sich in der Sonetel Web-App an und wechseln Sie in den Bereich Voice-Apps. Wenn Sie noch kein Sonetel-Konto haben, erstellen Sie hier kostenlos eines. So sieht der Bereich Voice-Apps in den Kontoeinstellungen aus.

Sie können beliebig viele neue Voicemail-Boxen erstellen, indem Sie auf das Symbol „+" in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken.

Klicken Sie auf „Erstellen". Damit öffnet sich eine Bearbeitungsansicht für eine neue Voicemail-Box.

Bearbeitungsansicht der Voicemail-Box

Hier sind die Optionen:

Löschen Ermöglicht es Ihnen, die gesamte Voicemail-Box zu löschen.
Voicemail-Name Zeigt den Namen an, den Sie der Ansage bei der Erstellung gegeben haben.
Voicemail einrichten für Definieren Sie das Zustellungsziel für die Voicemail. Siehe Optionen unten.
Voicemail-Nachrichten Ermöglicht es Ihnen, die aktuelle Begrüßungs- und Verabschiedungsnachricht anzuhören.

Optionale Ziele für die Zustellung

Hier sind die möglichen Aktionen, die Sie ausführen können, wenn der Anrufer eine Menüoption auswählt.

Teammitglied Die Voicemail wird per E-Mail an das ausgewählte Teammitglied zugestellt.
Team Stellt die Voicemail an das ausgewählte Kundenservice-Team zu. Die Zustellung erfolgt per E-Mail an jedes Teammitglied.
E-Mail Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung zugestellt werden soll.

Abgespielte Nachrichten aktualisieren

Es werden zwei Nachrichten abgespielt:

Begrüßungsnachricht Diese wird vor der Aufzeichnung der Nachricht des Anrufers abgespielt: „Bitte hinterlassen Sie nach dem Ton eine Nachricht".
Verabschiedungsnachricht Wird abgespielt, wenn der Anrufer eine Weile still ist. „Vielen Dank für Ihre Nachricht und auf Wiederhören"

Drücken Sie die Wiedergabe-Taste, um zu hören, wie die Nachricht derzeit klingt. Drücken Sie das Menüsymbol (neben der Wiedergabe-Taste) und wählen Sie Audio ersetzen, wenn Sie die Aufnahme ändern möchten. Wenn Sie eine Nachricht aktualisieren möchten, haben Sie die folgenden Optionen:

Audiodatei hochladen Die hochgeladene Datei sollte entweder im WAV- oder MP3-Format vorliegen.
Text-to-Speech Ermöglicht es Ihnen, einen Text einzugeben und ihn per Text-to-Speech in eine Aufnahme in der gewünschten Sprache umwandeln zu lassen.
Aufnehmen Wir rufen Ihre registrierte Mobilnummer an. Folgen Sie den Anweisungen während des Anrufs, um die neue Nachricht aufzuzeichnen.

Die Nutzung der Text-to-Speech-Funktion ist kostenlos (bis zu einer angemessenen Nutzungsgrenze).

Verbinden Sie Ihre Voicemail-Box mit der Welt

Sie können Telefonnummern von Sonetel erwerben und diese mit Ihrer Voicemail verbinden. Wenn Sie bereits ein Sonetel-Konto haben, gehen Sie zur Telefonnummern-Seite. Andernfalls registrieren Sie sich und wählen Sie hier eine Nummer aus. Sie können auch ein Sprachantwort-Menü (IVR) mit Ihren Voicemail-Boxen verbinden.

Erweiterte Optionen: Sie können eingehende Anrufe von jedem beliebigen Anbieter, der SIP unterstützt, an Voice-Apps (Cloud IVR) senden. Es ist auch möglich, Anrufe von Ihrer SIP-Ausrüstung an die eindeutige SIP-Adresse der Cloud IVR-Voicemail zu senden.

Erhalten Sie keine Voicemails?

Wenn Sie wie erwartet keine Voicemails erhalten, kann dies einen der folgenden Gründe haben:

Kein kostenpflichtiger Tarif Sie benötigen einen kostenpflichtigen Tarif, der Unterstützung für Voice-Apps enthält, um Voicemail-Boxen für separate Funktionen in Ihrem Unternehmen einrichten zu können.
Zustellungen landeten in Ihrem E-Mail-Spam-Ordner Unsere Zustellungen sind möglicherweise in Ihrem Spam-Ordner gelandet. Fügen Sie sonetel.com zu Ihrer Liste sicherer Absender in Ihrem E-Mail-Programm hinzu, um sicherzugehen, dass Sie Voicemails erhalten.

Einschränkungen bei der Voicemail-Zusammenfassung

Dieser Dienst hat die folgenden Einschränkungen:

Sprachunterstützung Der Dienst, den wir zur Transkription von Audiodateien in Text verwenden, unterstützt nicht alle Sprachen. Wenn die Voicemail in einer nicht unterstützten Sprache ist, sehen Sie möglicherweise eine fehlerhafte Zusammenfassung.
- Unterstützte Sprachen: Afrikaans, Arabisch, Armenisch, Aserbaidschanisch, Belarussisch, Bosnisch, Bulgarisch, Katalanisch, Chinesisch, Kroatisch, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Galicisch, Deutsch, Griechisch, Hebräisch, Hindi, Ungarisch, Isländisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Kannada, Kasachisch, Koreanisch, Lettisch, Litauisch, Mazedonisch, Malaiisch, Marathi, Maori, Nepali, Norwegisch, Persisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Swahili, Schwedisch, Tagalog, Tamil, Thai, Türkisch, Ukrainisch, Urdu, Vietnamesisch und Walisisch.
Zahlenerkennung Der Dienst, den wir für die Transkription verwenden, kann Zahlen aus dem geschriebenen Format in Ziffern umwandeln. Zum Beispiel wird aus „zweitausend" „2000". Dies funktioniert jedoch derzeit nur für Englisch.

Foto von Philipp Lansing und Adrien Olichon auf Unsplash