IVR - 自動音声応答システム

音声応答メニューを使用すると、発信者に対して「営業担当は1を押してください...」などのメニューを再生できます。

この記事では、数分でビジネス用の音声応答メニューを設定する方法を説明します。

開始するには、無料のSonetelアカウントをお持ちであることを確認してください。アカウントをお持ちの場合は、アカウント設定の音声アプリセクションにアクセスしてください。

音声応答メニューの機能

音声応答メニューには以下の機能があります:

ウェルカムメッセージ「ドニーのギフトショップへようこそ」などのオプションのウェルカムメッセージを再生します。
メニュー発信者に「営業担当は1を、サポートは2を押してください」などのメッセージを再生します。発信者が電話のダイヤルパッドで選択した内容(0-9)に応じて、録音された情報を再生したり、ユーザー、電話番号、他の音声アプリ、またはSIPアドレスに通話を転送したりできます。
選択がない場合のアクション発信者が何も選択しなかった場合の動作を定義できます。

音声応答メニューは必要な数だけ作成できます。

メニューの作成

クラウドIVRメニューを作成するには、Sonetelのウェブアプリにサインインし、音声アプリセクションに移動します。まだSonetelアカウントをお持ちでない場合は、こちらから無料で作成してください。アカウント設定の音声アプリセクションは次のようになっています。

Sonetelアカウントには、デフォルトで「メインメニュー」が作成されています。ページ右上の「+」アイコンをクリックすることで、追加のメニューを必要なだけ作成できます。新しい音声アプリを作成する際、名前を付けて音声アプリのタイプを選択するよう求められます。この場合は「メニュー」を選択してください。

「作成」をクリックすると、新しいメニューの編集画面が表示されます。

音声応答メニューの編集画面

設定オプションは以下の通りです:

メニューメッセージこのリンクをクリックすると、音声応答メニューで使用されているすべての音声メッセージが表示されます。既存の音声メッセージ(「ウェルカム」メッセージなど)を独自の録音で更新したり、新しい音声メッセージ(「今週の特別オファー」など)を定義して発信者に再生したりできます(次のセクションで詳しく説明します)。
削除メニュー全体を削除します。
メニュー名作成時にIVRメニューに付けた名前です。
デフォルト言語 IVRメニューには、独自の録音で置き換えるまで発信者に再生されるデフォルトの録音メッセージがあります(「お電話をおつなぎしますのでお待ちください」など)。これらのメッセージを置き換えない場合、ここで選択した言語で発信者に再生されます。
ウェルカムメッセージを再生このオプションを選択すると、発信者が実際のメニューに到達する前に、最初のウェルカムメッセージが再生されます。デフォルトで再生されるメッセージは単に「ようこそ」です。
アクション発信者がダイヤルパッド(0-9)を使用して選択できる各選択肢に対して、対応するアクションを定義できます(以下を参照)。例えば、1を押すと発信者を携帯電話番号に転送し、2を押すと情報メッセージを再生し、3を選択すると別のメニューに通話を転送することができます。
オプションが選択されない場合ここで定義されたアクションは、発信者がメニューメッセージを2回聞いた後に何も選択しなかった場合にシステムが実行する動作を定義します。

メニューアクション

メニューアクションは、発信者のダイヤルパッドで利用可能な異なる数字に対応しています。発信者が電話で押す数字に応じて、メニューによって対応するアクションが実行されます。

発信者がメニューオプションを選択したときに実行できるアクションは以下の通りです。

メッセージを再生営業時間、特別オファー、または多くの発信者が定期的に尋ねるその他の種類の情報を含む音声メッセージを発信者に再生します。情報メッセージは必要な数だけ定義でき、1つずつ録音できます(録音の詳細については次のセグメントを参照)。
ユーザー発信者は選択したチームメンバーに接続されます。ユーザーの個人的な通話設定によって、通話の受信方法が定義されます。
電話番号発信者を転送する電話番号を入力します。できれば+番号形式で入力してください。
音声アプリ発信者を別の音声メニュー、アナウンス、またはボイスメールボックスに接続します。
SIPアドレス通話を転送するSIPアドレスを入力します。
切断通話を切ります。

メニューメッセージ

メニューメッセージは、「ようこそ...」や「営業担当は1を押してください...」など、発信者に再生される録音プロンプトです。作成された各音声応答メニューには、デフォルトのシステムメッセージがあります。これらは、独自の録音で置き換えない限り、発信者に再生されます。音声メニューの編集時に右上の_メニューメッセージ_をクリックすると、現在のメニューメッセージのリストにアクセスできます。

ここで、現在使用されている録音を聞いて更新できます。

聞く聞きたいメッセージの再生アイコンをクリックします。これにより、発信者が聞く内容が再生されます。これは、提供した録音またはデフォルトのシステム録音のいずれかになります。
オーディオを置き換える現在の録音を新しいものに置き換えます。メニューアイコン(再生アイコンの右側にある3つの点)をクリックしてオプションを表示し、「オーディオを置き換える」を選択します。次に何をすべきかについては以下を参照してください。
削除メッセージが自分で定義したものである場合、3つの点の下にあるオプションメニューにメッセージを削除するオプションがあります。ウェルカムなどの標準メッセージは削除できません。
名前を変更自分で定義したメニューメッセージの名前を変更できます。このオプションは、3つの点の下のオプションメニューで利用できます。
+ 新しいメッセージ発信者がメニューで特定の選択を行った場合に利用できるようにする新しいメッセージを定義します。

新しいメッセージを作成する際のオプション

既存のメッセージの録音を新しい録音に置き換える、または新しいメッセージを作成することを選択した場合、以下のオプションがあります:

オーディオファイルをアップロード WAVファイル、MP3ファイルなどをアップロードします。
テキスト読み上げテキストを入力し、選択した言語でテキスト読み上げを使用して録音に変換します。
録音システムが携帯電話番号(Sonetelアカウント作成時に入力したもの)に電話をかけ、電話でメッセージを録音できるようにします。

以下では、テキスト読み上げ機能の動作を確認できます。保存する前に結果を聞くことができます。

テキスト読み上げは無料で使用できますが、一部の公正使用制限があります。詳細についてはこちらをご覧ください。

IVRメニューの作成プロセスは、このビデオで説明されています:

着信通話をIVRメニューに接続する方法

Sonetelから電話番号を購入し、これらを音声応答メニューに接続できます。すでにSonetelアカウントをお持ちの場合は、電話番号ページにアクセスしてください。それ以外の場合は、こちらからサインアップしてください。また、任意のSIPベースのサービスプロバイダーからの着信通話を、アプリの固有のSIPアドレスにリダイレクトすることで、IVRアプリに送信することもできます。

Photo by Siavash Ghanbari and dominik hofbauer on Unsplash