Segreteria telefonica

I messaggi vocali dei chiamanti vengono consegnati via email, insieme a una trascrizione e un riepilogo scritto dall'AI del messaggio del chiamante.

Ogni utente ha la propria segreteria telefonica. È possibile configurare caselle vocali aggiuntive per vendite, supporto, fatturazione ecc. In questo articolo spiegheremo come funziona il tutto.

Segreteria telefonica utente

I numeri di telefono possono essere collegati ai membri del team nelle impostazioni di inoltro chiamata del numero di telefono. Ogni membro del team ha la propria segreteria telefonica.

Come collegare le chiamate alla segreteria telefonica? Ogni utente può configurare le regole per quando desidera che le chiamate vadano alla propria segreteria telefonica nelle proprie impostazioni chiamate in entrata.
Come aggiornare il messaggio di benvenuto? Gli utenti possono aggiornare il messaggio di benvenuto personale nella propria segreteria telefonica nelle impostazioni segreteria telefonica.
Come vengono consegnati i messaggi vocali? I messaggi registrati dai chiamanti vengono inviati come file audio via email all'utente insieme a un riepilogo scritto dall'AI e una trascrizione.

La segreteria telefonica utente è inclusa in tutti i piani.

Può invitare nuovi membri del team nella pagina Team.

Riepiloghi dei messaggi vocali tramite AI

Ogni messaggio vocale ricevuto in una lingua supportata viene analizzato dalla nostra AI. Riceverà le seguenti informazioni aggiuntive nell'email con la registrazione.

Di cosa tratta il messaggio vocale e da chi proviene? L'oggetto dell'email Le indicherà brevemente di cosa tratta il messaggio - e da chi proviene (se disponibile).
Analisi del sentiment del chiamante Mostreremo un'emoticon che indica l'umore del chiamante; felice, neutro o arrabbiato. L'emoticon sarà nell'oggetto dell'email
Riepilogo Ci sarà un riepilogo del messaggio vocale in alcuni paragrafi.
Punti chiave I punti chiave del messaggio vocale verranno consegnati in un elenco puntato.
Azione prevista Se il chiamante si aspetta che Lei faccia qualcosa, renderemo chiaro di cosa si tratta.
Trascrizione Segue una trascrizione parola per parola di tutto ciò che il chiamante ha detto.

L'email avrà il messaggio effettivamente registrato come allegato. Sono supportate le principali lingue. Altre lingue potrebbero non ricevere riepiloghi.

Cercheremo di trovare il nome del chiamante nei Suoi contatti mobili se ci ha fornito l'accesso ad essi nelle nostre app mobili. In assenza di ciò, cercheremo di rilevare il nome del chiamante dal messaggio.

I riepiloghi dei messaggi vocali sono inclusi nei nostri piani a pagamento. Gli account gratuiti ricevono 1.000 crediti AI gratuiti al momento della registrazione. Questo Le consente di testare il servizio per un po' senza costi aggiuntivi. Ogni riepilogo di messaggio vocale costa 10 crediti AI.

Creazione di caselle vocali aggiuntive

Per creare caselle vocali aggiuntive per supporto, vendite o altre funzioni nella sezione Voice app nelle impostazioni dell'account. Può creare tutte le caselle vocali che desidera, ma solo gli account con un piano a pagamento possono collegare le chiamate alle caselle vocali. Gli utenti avanzati possono tuttavia collegare le chiamate alla casella vocale gratuitamente tramite SIP.

Le funzioni di una casella vocale

Una casella vocale ha le seguenti caratteristiche:

Riproduce un messaggio di benvenuto Riproduce un messaggio prima della registrazione "Benvenuto in XYZ. Lasci il Suo messaggio dopo il segnale acustico".
Registra il chiamante La registrazione continua fino a quando il chiamante non riattacca.
Riproduce un messaggio di commiato Se la registrazione supera il tempo massimo consentito (5 minuti), o diventa silenziosa senza riattaccare - verrà riprodotto un messaggio di commiato.
Consegna il messaggio registrato Invia il messaggio alla destinazione scelta.

Creazione di una casella vocale

Per creare una casella vocale ora, acceda alla web app di Sonetel e si sposti nella sezione Voice apps. Se non ha un account Sonetel, ne crei uno gratuito qui. Ecco come appare la sezione Voice apps nelle impostazioni dell'account.

Può creare tutte le nuove caselle vocali che desidera facendo clic sull'icona "+" nell'angolo in alto a destra dello schermo.

Clicchi su "Create". Questo Le fornirà una vista di modifica per una nuova casella vocale.

Vista di modifica della casella vocale

Ecco le opzioni:

Delete Le consente di eliminare l'intera casella vocale.
Voicemail name Mostra il nome che ha dato all'annuncio durante la creazione.
Set up voicemail for Definisca la destinazione di consegna per il messaggio vocale. Veda le opzioni di seguito.
Voicemail messages Le consente di ascoltare il messaggio di benvenuto e di commiato corrente.

Destinazioni opzionali per la consegna

Ecco le possibili azioni che può intraprendere quando il chiamante seleziona un'opzione del menu.

Team member Il messaggio vocale viene consegnato via email al membro del team selezionato.
Team Consegna il messaggio vocale al team di assistenza clienti selezionato. La consegna viene effettuata via email a ciascuno dei membri del team.
Email Inserisca un indirizzo email a cui deve essere consegnata la registrazione.

Aggiornamento dei messaggi riprodotti

Ci sono due messaggi riprodotti:

Greeting message Viene riprodotto prima di registrare il messaggio del chiamante "Lasci un messaggio dopo il tono".
Goodbye message Riprodotto se il chiamante rimane in silenzio per un po'. "Grazie per il Suo messaggio e arrivederci"

Prema il pulsante Play per ascoltare come suona il messaggio ora. Prema l'icona del menu (accanto al pulsante play) e selezioni Replace audio, se desidera modificare la registrazione. Se sceglie di aggiornare un messaggio, ha le seguenti opzioni:

Upload audio file Il file che carica dovrebbe essere in formato WAV o MP3.
Text to speech Le consente di digitare un testo e farlo convertire in una registrazione nella lingua scelta, utilizzando la sintesi vocale.
Record Chiameremo il Suo numero di cellulare registrato. Segua le istruzioni della chiamata per registrare il nuovo messaggio.

L'utilizzo della funzione Text-to-speech è gratuito (fino a un limite di utilizzo equo).

Colleghi la Sua casella vocale al mondo

Può acquistare numeri di telefono da Sonetel e collegarli alla Sua segreteria telefonica. Se ha già un account Sonetel, vada alla pagina numeri di telefono. Altrimenti, si registri e selezioni un numero qui. Può anche collegare un menu di risposta vocale (IVR) alle Sue caselle vocali.

Opzioni avanzate: Può inviare chiamate in entrata da qualsiasi fornitore di servizi di Sua scelta che supporti SIP, alle Voice apps (Cloud IVR). È anche possibile inviare chiamate dalla Sua apparecchiatura SIP all'indirizzo SIP univoco della segreteria telefonica Cloud IVR.

Non riceve messaggi vocali?

Se non riceve messaggi vocali come previsto, ciò potrebbe essere causato da uno di questi motivi:

No paid plan Deve avere un piano a pagamento che includa il supporto per le Voice apps per ottenere la possibilità di utilizzare caselle vocali configurate per funzioni separate nella Sua attività.
Deliveries ended up in your email spam inbox La nostra consegna potrebbe essere finita nella Sua casella di posta spam. Aggiunga sonetel.com all'elenco dei mittenti sicuri nel Suo programma di posta elettronica per essere sicuro di ricevere i messaggi vocali.

Limitazioni con il riepilogo dei messaggi vocali

Questo servizio è attualmente in BETA e presenta le seguenti limitazioni:

Supporto linguistico Il servizio che utilizziamo per trascrivere i file audio in testo non supporta tutte le lingue. Se il messaggio vocale è in una lingua non supportata, potrebbe vedere un riepilogo errato.
- Lingue supportate: Afrikaans, Arabo, Armeno, Azero, Bielorusso, Bosniaco, Bulgaro, Catalano, Cinese, Croato, Ceco, Danese, Olandese, Inglese, Estone, Finlandese, Francese, Galiziano, Tedesco, Greco, Ebraico, Hindi, Ungherese, Islandese, Indonesiano, Italiano, Giapponese, Kannada, Kazako, Coreano, Lettone, Lituano, Macedone, Malese, Marathi, Maori, Nepalese, Norvegese, Persiano, Polacco, Portoghese, Rumeno, Russo, Serbo, Slovacco, Sloveno, Spagnolo, Swahili, Svedese, Tagalog, Tamil, Thailandese, Turco, Ucraino, Urdu, Vietnamita e Gallese.
Rilevamento dei numeri Il servizio che utilizziamo per la trascrizione può convertire i numeri dal formato scritto in cifre. Ad esempio, "two thousand" diventerà "2000". Tuttavia, questo funziona solo per l'inglese al momento.

Foto di Philipp Lansing e Adrien Olichon su Unsplash