ボイスメール

発信者からのボイスメールは、AIによって作成された文字起こしと要約とともに、メールでお届けします。

各ユーザーはそれぞれ独自のボイスメールを持っています。営業、サポート、請求などの用途に応じて、追加のボイスメールボックスを設定することもできます。この記事では、その仕組みについて説明します。

ユーザーボイスメール

電話番号は、電話番号の転送設定でチームメンバーに接続できます。各チームメンバーはそれぞれ独自のボイスメールを持っています。

• ボイスメールへの通話接続方法は？ 各ユーザーは、着信通話設定で、どのような場合に通話をボイスメールへ転送するかのルールを設定できます。
• 応答メッセージの更新方法は？ ユーザーはボイスメール設定で、ボイスメールの個人応答メッセージを更新できます。
• ボイスメールメッセージはどのように届きますか？ 発信者が録音したメッセージは、AIによる要約と文字起こしとともに、音声ファイルとしてユーザーにメールで送信されます。

AIによるボイスメール要約

対応言語で受信した各ボイスメールは、当社のAIによって分析されます。録音とともに、以下の追加情報がメールに含まれます。

• ボイスメールの内容と発信者は？ メールの件名で、メッセージの内容と発信者(判明している場合)が簡潔に示されます。
• 発信者の感情分析 発信者の気分(嬉しい、普通、怒っている)を示す絵文字を表示します。絵文字はメールの件名に表示されます。
• 要約 ボイスメールメッセージの要約が数段落にわたって表示されます。
• 重要ポイント ボイスメール内の重要なポイントが箇条書きで届けられます。
• 期待されるアクション 発信者があなたに何かを期待している場合、それが何であるかを明確にします。
• 文字起こし 発信者が話した内容の一字一句の文字起こしが続きます。

メールには実際の録音メッセージが添付されます。主要言語がサポートされています。その他の言語では要約が提供されない場合があります。

追加のボイスメールボックスの作成

アカウント設定のVoice appセクションで、サポート、営業、その他の機能用の追加ボイスメールボックスを作成できます。ボイスメールボックスは好きなだけ作成できますが、通話をボイスメールボックスに接続できるのは有料プランのアカウントのみです。ただし、上級ユーザーはSIP経由で無料でボイスメールボックスに通話を接続できます。

ボイスメールボックスの機能

ボイスメールボックスには以下の機能があります:

• 開始メッセージの再生 録音の前にメッセージを再生します。「XYZへようこそ。ビープ音の後にメッセージを残してください」。

• 発信者の録音 発信者が電話を切るまで録音が続きます。

• 終了メッセージの再生 録音が許可された最大時間(5分)を超えた場合、または発信者が電話を切らずに無音になった場合、終了メッセージが再生されます。

• 録音メッセージの配信 選択した宛先にメッセージを送信します。

  

ボイスメールボックスの作成

今すぐボイスメールボックスを作成するには、SonetelのWebアプリにサインインし、Voice appsセクションに移動してください。Sonetelアカウントをお持ちでない場合は、こちらから無料で作成してください。アカウント設定のVoice appsセクションは次のようになっています。

ボイスメールボックス編集ビュー

• 削除 ボイスメールボックス全体を削除できます。
• ボイスメール名 作成時にアナウンスに付けた名前を表示します。
• ボイスメールの設定先 ボイスメールの配信先を定義します。以下のオプションを参照してください。
• ボイスメールメッセージ 現在の開始メッセージと終了メッセージを聞くことができます。

配信先のオプション

• チームメンバー 選択したチームメンバーにボイスメールがメールで配信されます。
• チーム 選択したカスタマーサービスチームにボイスメールを配信します。配信は各チームメンバーへのメールで行われます。
• メール 録音の配信先となるメールアドレスを入力します。

再生するメッセージの更新

• 開始メッセージ 発信者のメッセージを録音する前に再生されます。「発信音の後にメッセージを残してください」。
• 終了メッセージ 発信者がしばらく無音の場合に再生されます。「メッセージをありがとうございました。さようなら」。

再生ボタンを押すと、現在のメッセージがどのように聞こえるかを確認できます。録音を変更したい場合は、メニューアイコン(再生ボタンの隣)を押して、音声を置き換える を選択してください。メッセージを更新する場合は、以下のオプションがあります:

• 音声ファイルのアップロード アップロードするファイルはWAVまたはMP3形式である必要があります。
• テキスト読み上げ テキストを入力し、テキスト読み上げ機能を使用して、選択した言語で録音に変換できます。

  

• 録音 登録済みの携帯電話番号に電話をかけます。通話の指示に従って新しいメッセージを録音してください。

  

ボイスメールボックスを世界とつなぐ

Sonetelから電話番号を購入し、ボイスメールに接続できます。既にSonetelアカウントをお持ちの場合は、電話番号ページにアクセスしてください。そうでない場合は、こちらからサインアップして番号を選択してください。ボイスメールボックスに音声応答メニュー(IVR)を接続することもできます。

ボイスメールが届かない場合

期待通りにボイスメールが届かない場合、以下のいずれかの理由が考えられます:

• 有料プランがない ビジネスの個別機能用に設定されたボイスメールボックスを使用するには、Voice appsのサポートを含む有料プランが必要です。
• 配信がメールの迷惑メールボックスに入っている 当社の配信が迷惑メールボックスに入っている可能性があります。ボイスメールを確実に受信するために、メールプログラムのセーフセンダーリストに sonetel.com を追加してください。

ボイスメール要約の制限事項

このサービスには以下の制限があります:

• 言語サポート 音声ファイルをテキストに文字起こしするサービスは、すべての言語をサポートしているわけではありません。ボイスメールが対応していない言語の場合、要約が正しくない可能性があります。
  • 対応言語: アフリカーンス語、アラビア語、アルメニア語、アゼルバイジャン語、ベラルーシ語、ボスニア語、ブルガリア語、カタルーニャ語、中国語、クロアチア語、チェコ語、デンマーク語、オランダ語、英語、エストニア語、フィンランド語、フランス語、ガリシア語、ドイツ語、ギリシャ語、ヘブライ語、ヒンディー語、ハンガリー語、アイスランド語、インドネシア語、イタリア語、日本語、カンナダ語、カザフ語、韓国語、ラトビア語、リトアニア語、マケドニア語、マレー語、マラーティー語、マオリ語、ネパール語、ノルウェー語、ペルシャ語、ポーランド語、ポルトガル語、ルーマニア語、ロシア語、セルビア語、スロバキア語、スロベニア語、スペイン語、スワヒリ語、スウェーデン語、タガログ語、タミル語、タイ語、トルコ語、ウクライナ語、ウルドゥー語、ベトナム語、ウェールズ語。
• 数字の検出 文字起こしに使用するサービスは、書き言葉の数字を数値に変換することができます。例えば、「two thousand」は「2000」になります。ただし、これは現在のところ英語でのみ機能します。

写真: Philipp Lansing および Adrien Olichon (Unsplash)