Messagerie vocale

Les messages vocaux des appelants sont livrés par e-mail, accompagnés d'une transcription et d'un résumé rédigé par l'IA du message de l'appelant.

Chaque utilisateur dispose de sa propre messagerie vocale. Des boîtes vocales supplémentaires peuvent être configurées pour les ventes, le support, la facturation, etc. Dans cet article, nous vous expliquerons comment tout cela fonctionne.

Messagerie vocale utilisateur

Les numéros de téléphone peuvent être connectés aux membres de l'équipe dans les paramètres de renvoi d'appel du numéro de téléphone. Chaque membre de l'équipe dispose de sa propre messagerie vocale.

Comment connecter les appels à la messagerie vocale ? Chaque utilisateur peut configurer des règles pour déterminer quand il souhaite que les appels soient dirigés vers sa messagerie vocale dans ses paramètres d'appels entrants.
Comment mettre à jour le message d'accueil ? Les utilisateurs peuvent mettre à jour le message d'accueil personnel de leur messagerie vocale dans leurs paramètres de messagerie vocale.
Comment les messages vocaux sont-ils livrés ? Les messages enregistrés par les appelants sont envoyés sous forme de fichiers audio par e-mail à l'utilisateur, accompagnés d'un résumé rédigé par l'IA et d'une transcription.

La messagerie vocale utilisateur est incluse dans tous les forfaits.

Vous pouvez inviter de nouveaux membres de l'équipe sur la page Équipes.

Résumés de messagerie vocale par IA

Chaque messagerie vocale reçue dans une langue prise en charge est analysée par notre IA. Vous recevrez les informations supplémentaires suivantes dans l'e-mail contenant l'enregistrement.

De quoi parle la messagerie vocale et de qui provient-elle ? L'objet de l'e-mail vous indiquera brièvement de quoi parle le message - et de qui il provient (si disponible).
Analyse du sentiment de l'appelant Nous afficherons une émoticône indiquant l'humeur de l'appelant : heureux, neutre ou en colère. L'émoticône sera dans l'objet de l'e-mail.
Résumé Il y aura un résumé du message vocal en quelques paragraphes.
Points clés Les points clés de la messagerie vocale seront présentés sous forme de liste à puces.
Action attendue Si l'appelant attend que vous fassiez quelque chose, nous indiquerons clairement de quoi il s'agit.
Transcription Une transcription mot à mot de tout ce que l'appelant a dit suit.

L'e-mail contiendra le message enregistré réel en pièce jointe. Les principales langues sont prises en charge. D'autres langues peuvent ne pas recevoir de résumés.

Nous essaierons de trouver le nom de l'appelant dans vos contacts mobiles si vous nous avez donné accès à ceux-ci dans nos applications mobiles. À défaut, nous essaierons de récupérer le nom de l'appelant à partir du message.

Les résumés de messagerie vocale sont inclus dans nos forfaits payants. Les comptes gratuits reçoivent 1 000 crédits IA gratuits lors de l'inscription. Cela vous permet de tester le service pendant un certain temps sans frais supplémentaires. Chaque résumé de messagerie vocale coûte 10 crédits IA.

Création de boîtes vocales supplémentaires

Pour créer des boîtes vocales supplémentaires pour le support, les ventes ou d'autres fonctions dans la section Applications vocales des paramètres du compte. Vous pouvez créer autant de boîtes vocales que vous le souhaitez, mais seuls les comptes avec un forfait payant peuvent connecter des appels aux boîtes vocales. Les utilisateurs avancés peuvent toutefois connecter des appels à la boîte vocale gratuitement via SIP.

Les fonctions d'une boîte vocale

Une boîte vocale dispose des fonctionnalités suivantes :

Diffuse un message d'accueil Diffuse un message avant l'enregistrement « Bienvenue chez XYZ. Veuillez laisser votre message après le bip ».
Enregistre l'appelant L'enregistrement se poursuit jusqu'à ce que l'appelant raccroche.
Diffuse un message d'au revoir Si l'enregistrement dépasse la durée maximale autorisée (5 minutes), ou devient silencieux sans raccrocher - alors un message d'au revoir sera diffusé.
Livre le message enregistré Envoie le message à la destination de votre choix.

Création d'une boîte vocale

Pour créer une boîte vocale maintenant, connectez-vous à l'application web Sonetel et accédez à la section Applications vocales. Si vous n'avez pas de compte Sonetel, créez-en un gratuitement ici. Voici à quoi ressemble la section Applications vocales dans les paramètres du compte.

Vous pouvez créer autant de nouvelles boîtes vocales que vous le souhaitez en cliquant sur l'icône « + » dans le coin supérieur droit de l'écran.

Cliquez sur « Créer ». Cela vous fournira une vue d'édition pour une nouvelle boîte vocale.

Vue d'édition de la boîte vocale

Voici les options :

Supprimer Vous permet de supprimer l'intégralité de la boîte vocale.
Nom de la messagerie vocale Affiche le nom que vous avez donné à l'annonce lors de sa création.
Configurer la messagerie vocale pour Définissez la destination de livraison de la messagerie vocale. Voir les options ci-dessous.
Messages de messagerie vocale Vous permet d'écouter le message d'accueil et d'au revoir actuel.

Destinations optionnelles pour la livraison

Voici les actions possibles que vous pouvez entreprendre lorsque l'appelant sélectionne une option de menu.

Membre de l'équipe La messagerie vocale est livrée par e-mail au membre de l'équipe sélectionné.
Équipe Livre la messagerie vocale à l'équipe de service client sélectionnée. La livraison est effectuée par e-mail à chacun des membres de l'équipe.
E-mail Saisissez une adresse e-mail à laquelle l'enregistrement doit être livré.

Mettre à jour les messages diffusés

Deux messages sont diffusés :

Message d'accueil Il est diffusé avant l'enregistrement du message de l'appelant « Veuillez laisser un message après le signal sonore ».
Message d'au revoir Diffusé si l'appelant reste silencieux pendant un moment. « Merci pour votre message et au revoir »

Appuyez sur le bouton Lecture pour écouter à quoi ressemble le message actuellement. Appuyez sur l'icône de menu (à côté du bouton de lecture) et sélectionnez Remplacer l'audio, si vous souhaitez modifier l'enregistrement. Si vous choisissez de mettre à jour un message, vous disposez des options suivantes :

Télécharger un fichier audio Le fichier que vous téléchargez doit être au format WAV ou MP3.
Synthèse vocale Vous permet de saisir un texte et de le convertir en enregistrement dans la langue de votre choix, en utilisant la synthèse vocale.
Enregistrer Nous appellerons votre numéro de mobile enregistré. Suivez les instructions de l'appel pour enregistrer le nouveau message.

L'utilisation de la fonction de synthèse vocale est gratuite (jusqu'à une limite d'utilisation raisonnable).

Connectez votre boîte vocale au monde

Vous pouvez acheter des numéros de téléphone auprès de Sonetel et les connecter à votre messagerie vocale. Si vous avez déjà un compte Sonetel, accédez à la page des numéros de téléphone. Sinon, inscrivez-vous et sélectionnez un numéro ici. Vous pouvez également connecter un menu de réponse vocale (IVR) à vos boîtes vocales.

Options avancées : Vous pouvez envoyer des appels entrants depuis n'importe quel fournisseur de services de votre choix prenant en charge SIP, vers les applications vocales (Cloud IVR). Il est également possible d'envoyer des appels depuis votre équipement SIP vers l'adresse SIP unique de la messagerie vocale Cloud IVR.

Vous ne recevez aucune messagerie vocale ?

Si vous ne recevez pas de messageries vocales comme prévu, cela peut être dû à l'une de ces raisons :

Aucun forfait payant Vous devez avoir un forfait payant qui inclut la prise en charge des applications vocales pour pouvoir utiliser les boîtes vocales configurées pour des fonctions distinctes dans votre entreprise.
Les livraisons ont atterri dans votre boîte de spam Notre livraison peut avoir atterri dans votre boîte de spam. Ajoutez sonetel.com à votre liste d'expéditeurs sûrs dans votre programme de messagerie pour être sûr de recevoir les messageries vocales.

Limitations du résumé de messagerie vocale

Ce service est actuellement en version BETA et présente les limitations suivantes :

Prise en charge linguistique Le service que nous utilisons pour transcrire les fichiers audio en texte ne prend pas en charge toutes les langues. Si la messagerie vocale est dans une langue non prise en charge, vous pouvez voir un résumé incorrect.
- Langues prises en charge : afrikaans, arabe, arménien, azerbaïdjanais, biélorusse, bosniaque, bulgare, catalan, chinois, croate, tchèque, danois, néerlandais, anglais, estonien, finnois, français, galicien, allemand, grec, hébreu, hindi, hongrois, islandais, indonésien, italien, japonais, kannada, kazakh, coréen, letton, lituanien, macédonien, malais, marathi, maori, népalais, norvégien, persan, polonais, portugais, roumain, russe, serbe, slovaque, slovène, espagnol, swahili, suédois, tagalog, tamoul, thaï, turc, ukrainien, ourdou, vietnamien et gallois.
Détection des chiffres Le service que nous utilisons pour la transcription peut convertir les nombres du format écrit en chiffres. Par exemple, « two thousand » deviendra « 2000 ». Cependant, cela ne fonctionne qu'en anglais pour le moment.

Photo par Philipp Lansing et Adrien Olichon sur Unsplash