Messagerie vocale

Les messages vocaux laissés par les appelants sont livrés par e-mail, accompagnés d'une transcription et d'un résumé rédigé par l'IA du message de l'appelant.

Chaque utilisateur dispose de sa propre messagerie vocale. Des boîtes vocales supplémentaires peuvent être configurées pour les ventes, le support, la facturation, etc. Dans cet article, nous vous expliquons comment tout cela fonctionne.

Messagerie vocale de l'utilisateur

Les numéros de téléphone peuvent être connectés aux membres de l'équipe dans les paramètres de renvoi d'appel du numéro de téléphone. Chaque membre de l'équipe dispose de sa propre messagerie vocale.

Comment transférer les appels vers la messagerie vocale ? Chaque utilisateur peut configurer les règles définissant quand il souhaite que les appels soient redirigés vers sa messagerie vocale dans ses paramètres d'appels entrants.
Comment mettre à jour le message d'accueil ? Les utilisateurs peuvent mettre à jour le message d'accueil personnel de leur messagerie vocale dans leurs paramètres de messagerie vocale.
Comment les messages vocaux sont-ils livrés ? Les messages enregistrés par les appelants sont envoyés sous forme de fichiers audio par e-mail à l'utilisateur, accompagnés d'un résumé rédigé par l'IA et d'une transcription.

La messagerie vocale de l'utilisateur est incluse dans tous les forfaits.

Vous pouvez inviter de nouveaux membres d'équipe sur la page Équipes.

Résumés de messagerie vocale par IA

Chaque message vocal reçu dans une langue prise en charge est analysé par notre IA. Vous obtiendrez les informations supplémentaires suivantes dans l'e-mail contenant l'enregistrement.

De quoi traite le message vocal et de qui provient-il ? L'objet de l'e-mail vous indiquera brièvement de quoi traite le message – et de qui il provient (si disponible).
Analyse du sentiment de l'appelant Nous afficherons un émoticône indiquant l'humeur de l'appelant : content, neutre ou en colère. L'émoticône figurera dans l'objet de l'e-mail.
Résumé Un résumé du message vocal sera fourni en quelques paragraphes.
Points clés Les points clés du message vocal seront présentés sous forme de liste à puces.
Action attendue Si l'appelant attend une action de votre part, nous préciserons clairement de quoi il s'agit.
Transcription Une transcription mot à mot de tout ce que l'appelant a dit est ensuite fournie.

L'e-mail contiendra le message enregistré en pièce jointe. Les principales langues sont prises en charge. Les autres langues peuvent ne pas recevoir de résumés.

Nous essaierons de trouver le nom de l'appelant dans vos contacts mobiles si vous nous avez donné accès à ceux-ci dans nos applications mobiles. À défaut, nous essaierons de reprendre le nom de l'appelant à partir du message.

Les résumés de messagerie vocale sont inclus dans nos forfaits payants. Les comptes gratuits reçoivent 1 000 crédits IA gratuits à l'inscription. Cela vous permet de tester le service pendant un certain temps sans frais supplémentaires. Chaque résumé de messagerie vocale coûte 10 crédits IA.

Création de boîtes vocales supplémentaires

Pour créer des boîtes vocales supplémentaires pour le support, les ventes ou d'autres fonctions, rendez-vous dans la section Applications vocales des paramètres du compte. Vous pouvez créer autant de boîtes vocales que vous le souhaitez, mais seuls les comptes disposant d'un forfait payant peuvent connecter les appels aux boîtes vocales. Les utilisateurs avancés peuvent toutefois connecter gratuitement les appels à la boîte vocale via SIP.

Les fonctions d'une boîte vocale

Une boîte vocale offre les fonctionnalités suivantes :

Diffuse un message de bienvenue Diffuse un message avant l'enregistrement : « Bienvenue chez XYZ. Veuillez laisser votre message après le bip. »
Enregistre l'appelant L'enregistrement se poursuit jusqu'à ce que l'appelant raccroche.
Diffuse un message d'au revoir Si l'enregistrement dépasse la durée maximale autorisée (5 minutes), ou reste silencieux sans que l'appelant raccroche, un message d'au revoir sera diffusé.
Livre le message enregistré Envoie le message à la destination de votre choix.

Création d'une boîte vocale

Pour créer une boîte vocale maintenant, connectez-vous à l'application web Sonetel et rendez-vous dans la section Applications vocales. Si vous ne disposez pas d'un compte Sonetel, créez-en un gratuitement ici. Voici à quoi ressemble la section Applications vocales dans les paramètres du compte.

Vous pouvez créer autant de nouvelles boîtes vocales que vous le souhaitez en cliquant sur l'icône « + » dans le coin supérieur droit de l'écran.

Cliquez sur « Créer ». Cela vous fournira une vue d'édition pour une nouvelle boîte vocale.

Vue d'édition d'une boîte vocale

Voici les options :

Supprimer Permet de supprimer l'intégralité de la boîte vocale.
Nom de la boîte vocale Affiche le nom que vous avez donné à la boîte vocale lors de sa création.
Configurer la messagerie vocale pour Définit la destination de livraison du message vocal. Voir les options ci-dessous.
Messages de la boîte vocale Permet d'écouter le message d'accueil et le message d'au revoir actuels.

Destinations de livraison possibles

Voici les actions possibles lorsque l'appelant sélectionne une option de menu.

Membre de l'équipe Le message vocal est livré par e-mail au membre de l'équipe sélectionné.
Équipe Livre le message vocal à l'équipe de service client sélectionnée. La livraison se fait par e-mail à chacun des membres de l'équipe.
E-mail Saisissez une adresse e-mail à laquelle l'enregistrement doit être livré.

Mettre à jour les messages diffusés

Deux messages sont diffusés :

Message d'accueil Diffusé avant l'enregistrement du message de l'appelant : « Veuillez laisser un message après la tonalité ».
Message d'au revoir Diffusé si l'appelant reste silencieux pendant un certain temps. « Merci pour votre message et au revoir ».

Appuyez sur le bouton Lecture pour écouter à quoi ressemble le message actuellement. Appuyez sur l'icône du menu (à côté du bouton de lecture) et sélectionnez Remplacer l'audio si vous souhaitez modifier l'enregistrement. Si vous choisissez de mettre à jour un message, vous disposez des options suivantes :

Télécharger un fichier audio Le fichier que vous téléchargez doit être au format WAV ou MP3.
Synthèse vocale Vous permet de saisir un texte et de le faire convertir en enregistrement dans la langue de votre choix, à l'aide de la synthèse vocale (Text-to-speech).
Enregistrer Nous appellerons votre numéro de mobile enregistré. Suivez les instructions données pendant l'appel pour enregistrer le nouveau message.

L'utilisation de la fonction de synthèse vocale est gratuite (dans la limite d'un usage raisonnable).

Connectez votre boîte vocale au monde

Vous pouvez acheter des numéros de téléphone auprès de Sonetel et les connecter à votre messagerie vocale. Si vous disposez déjà d'un compte Sonetel, rendez-vous sur la page des numéros de téléphone. Sinon, inscrivez-vous et sélectionnez un numéro ici. Vous pouvez également connecter un menu de réponse vocale (IVR) à vos boîtes vocales.

Options avancées : Vous pouvez envoyer les appels entrants depuis n'importe quel fournisseur de services de votre choix prenant en charge SIP vers les applications vocales (Cloud IVR). Il est également possible d'envoyer des appels depuis votre équipement SIP vers l'adresse SIP unique de la messagerie vocale Cloud IVR.

Vous ne recevez aucun message vocal ?

Si vous ne recevez pas les messages vocaux comme prévu, cela peut être dû à l'une des raisons suivantes :

Aucun forfait payant Vous devez disposer d'un forfait payant incluant la prise en charge des applications vocales pour pouvoir utiliser les boîtes vocales configurées pour des fonctions distinctes de votre entreprise.
Les livraisons ont atterri dans les indésirables de votre boîte e-mail Notre livraison peut avoir atterri dans les indésirables de votre boîte e-mail. Ajoutez sonetel.com à votre liste d'expéditeurs sûrs dans votre programme de messagerie pour être sûr de recevoir les messages vocaux.

Limitations du résumé de messagerie vocale

Ce service présente les limitations suivantes :

Prise en charge des langues Le service que nous utilisons pour transcrire les fichiers audio en texte ne prend pas en charge toutes les langues. Si le message vocal est dans une langue non prise en charge, il se peut que vous obteniez un résumé incorrect.
- Langues prises en charge : afrikaans, arabe, arménien, azerbaïdjanais, biélorusse, bosniaque, bulgare, catalan, chinois, croate, tchèque, danois, néerlandais, anglais, estonien, finnois, français, galicien, allemand, grec, hébreu, hindi, hongrois, islandais, indonésien, italien, japonais, kannada, kazakh, coréen, letton, lituanien, macédonien, malais, marathi, maori, népalais, norvégien, persan, polonais, portugais, roumain, russe, serbe, slovaque, slovène, espagnol, swahili, suédois, tagalog, tamoul, thaï, turc, ukrainien, ourdou, vietnamien et gallois.
Détection des nombres Le service que nous utilisons pour la transcription peut convertir les nombres écrits en toutes lettres en chiffres. Par exemple, « deux mille » deviendra « 2000 ». Cependant, cela ne fonctionne actuellement qu'en anglais.

Photo par Philipp Lansing et Adrien Olichon sur Unsplash