Τηλέφωνο VoIP

Ένα τηλέφωνο VoIP (που ονομάζεται επίσης IP τηλέφωνο) χρησιμοποιεί την τεχνολογία Voice over IP για να πραγματοποιεί και να δέχεται κλήσεις μέσω σύνδεσης στο internet, αντί μέσω του παραδοσιακού τηλεφωνικού δικτύου.

Με απλά λόγια, όταν μιλάς σε ένα τηλέφωνο ή εφαρμογή VoIP, η φωνή σου μετατρέπεται σε ψηφιακά πακέτα δεδομένων που ταξιδεύουν στο internet και επανασυναρμολογούνται σε καθαρό ήχο για το άτομο στην άλλη άκρη – όπως ακριβώς στέλνεις ένα email αντί για ένα φυσικό γράμμα.

Το μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι ένα τηλέφωνο VoIP δεν είναι δεμένο σε συγκεκριμένη τοποθεσία ή συσκευή – μπορείς να το χρησιμοποιήσεις οπουδήποτε έχεις πρόσβαση στο internet. Στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεσαι καν ένα παραδοσιακό ακουστικό τηλεφώνου για να χρησιμοποιήσεις VoIP· μπορείς να τηλεφωνείς από μια εφαρμογή στον υπολογιστή ή το smartphone σου και θα λειτουργεί σαν κανονικό τηλέφωνο όσο είσαι online.

Το VoIP έχει γίνει πολύ δημοφιλής επιλογή χάρη σε αυτή την ευελιξία και τη χαμηλή του χρέωση – περίπου το ένα τρίτο των επιχειρήσεων έχει ήδη υιοθετήσει συστήματα τηλεφώνου VoIP για την επικοινωνία τους.

Με ένα παραδοσιακό σταθερό τηλέφωνο, ο αριθμός σου συνδέεται με μια συγκεκριμένη φυσική γραμμή και τοποθεσία. Αντίθετα, ένα τηλέφωνο VoIP λειτουργεί μέσω του internet, οπότε δεν περιορίζεται σε ένα μέρος ή σε μια αφιερωμένη γραμμή. Αυτό σημαίνει ότι μπορείς να παίρνεις τον επαγγελματικό σου αριθμό όπου κι αν πας.

Επιπλέον, δεν χρειάζεσαι φυσικό επιτραπέζιο τηλέφωνο για να κάνεις κλήσεις VoIP – μπορείς να καλείς με λογισμικό σε laptop ή φορητή συσκευή αντί για ακουστικό τηλεφώνου. Αυτές οι διαφορές δίνουν στους χρήστες VoIP πολύ μεγαλύτερη κινητικότητα και πιθανή εξοικονόμηση κόστους σε σχέση με την παλιομοδίτικη τηλεφωνία. (Θα δούμε αμέσως τα οφέλη κόστους και λειτουργιών.)

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συχνά αναρωτιούνται αν χρειάζονται ειδικό εξοπλισμό για ένα τηλέφωνο VoIP. Στην πραγματικότητα, τα τηλέφωνα VoIP υπάρχουν σε μερικές διαφορετικές μορφές για να καλύψουν διαφορετικές ανάγκες.

Softphone (Τηλέφωνο Λογισμικού)

Πρόκειται για μια εφαρμογή ή πρόγραμμα που εγκαθιστάς σε υπολογιστή, tablet ή smartphone για να κάνεις κλήσεις μέσω VoIP. Η εφαρμογή λειτουργεί σαν τηλεφωνική διεπαφή στη συσκευή σου. Για παράδειγμα, μπορείς να χρησιμοποιήσεις μια δωρεάν εφαρμογή softphone όπως το Zoiper ή απλώς την mobile/web εφαρμογή που παρέχει η VoIP υπηρεσία σου.

Τα softphones σου επιτρέπουν να ξεκινήσεις κλήσεις μέσω internet γρήγορα χωρίς να αγοράσεις νέο υλικό – απλώς χρησιμοποιείς τον υπάρχοντα υπολογιστή ή τη φορητή συσκευή σου και ένα headset.

IP Desk Phone (Συσκευή VoIP Hardware)

Πρόκειται για φυσικά τηλέφωνα σχεδιασμένα για VoIP. Μοιάζουν και λειτουργούν παρόμοια με τα παραδοσιακά τηλεφωνικά κέντρα γραφείου αλλά συνδέονται στο internet (μέσω καλωδίου Ethernet ή Wi-Fi) αντί για τηλεφωνική πρίζα.

Πολλοί επιχειρηματικοί χρήστες VoIP προτιμούν τα επιτραπέζια τηλέφωνα για την οικειότητα και την ποιότητα κλήσης τους. Μεγάλες μάρκες VoIP τηλεφώνων είναι οι Poly (πρώην Polycom), Yealink, Grandstream, Cisco και άλλες. Αν έχεις ένα μικρό γραφείο ή reception, ίσως επιλέξεις μερικά IP τηλέφωνα για πιο παραδοσιακή εμπειρία. Έχε υπόψη ότι υπάρχει αρχικό κόστος αγοράς συσκευών, αλλά μόλις συνδεθούν με την VoIP υπηρεσία σου λειτουργούν σαν κανονικά τηλέφωνα.

Αναλογικό Τηλέφωνο με Adapter

Έχεις ένα υπάρχον αναλογικό τηλέφωνο (εκείνο που μπαίνει στην πρίζα του τοίχου); Μπορείς ακόμη να το χρησιμοποιήσεις με VoIP προσθέτοντας μια μικρή συσκευή που ονομάζεται Analog Telephone Adapter (ATA).

Ο ATA συνδέει το παλιό τηλέφωνό σου με το router και μετατρέπει τα φωνητικά σήματα σε VoIP. Στην ουσία, επιτρέπει σε ένα κανονικό τηλέφωνο να λειτουργεί σαν τηλέφωνο VoIP. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο αν θέλεις να αξιοποιήσεις μια συσκευή που ήδη έχεις.

Ωστόσο, πολλές μικρές επιχειρήσεις σήμερα βρίσκουν πιο απλό να χρησιμοποιούν εφαρμογές softphone ή IP τηλέφωνα αντί να μπλέκουν με adapters.

Γιατί να σκεφτεί μια μικρή επιχείρηση τη μετάβαση σε VoIP; Να μερικά από τα βασικά πλεονεκτήματα της χρήσης τηλεφώνων VoIP στον επαγγελματικό χώρο:

Χαμηλότερο Κόστος

Οι υπηρεσίες VoIP μπορούν να μειώσουν δραστικά τα τηλεφωνικά σου έξοδα. Επειδή οι κλήσεις μεταφέρονται μέσω internet, οι χρεώσεις (ιδίως για υπεραστικές και διεθνείς κλήσεις) είναι πολύ φθηνότερες από τις παραδοσιακές γραμμές.

Πολλές μικρές εταιρείες διαπιστώνουν ότι μεταβαίνοντας σε VoIP μειώνουν τους λογαριασμούς τηλεφώνου κατά περίπου 30–50% κατά μέσο όρο. Επιπλέον, αποφεύγεις τα υψηλά κόστη εγκατάστασης νέων γραμμών – με VoIP, ένας νέος αριθμός ενεργοποιείται συχνά με λίγα ευρώ τον μήνα.

Μερικοί πάροχοι προσφέρουν μάλιστα δωρεάν εσωτερικές κλήσεις ή πακέτα λεπτών, μειώνοντας ακόμη περισσότερο τα κόστη για τις μικρές επιχειρήσεις.

Δουλειά από Παντού (Ευελιξία)

Το VoIP σου επιτρέπει να παίρνεις το επαγγελματικό σου τηλέφωνο όπου κι αν πας. Εφόσον ο αριθμός σου δεν είναι δεμένος σε φυσική γραμμή, μπορείς να πραγματοποιείς και να απαντάς κλήσεις στον φορητό ή το κινητό σου, είτε είσαι στο γραφείο, στο σπίτι, είτε ταξιδεύεις. Αυτό είναι ιδανικό για απομακρυσμένη εργασία και επιχειρηματίες που βρίσκονται συνεχώς εν κινήσει.

Για παράδειγμα, ένας ελεύθερος επαγγελματίας σύμβουλος μπορεί να χειριστεί κλήσεις πελατών από το home office το πρωί και από ένα καφέ το απόγευμα – πάντα με τον ίδιο VoIP αριθμό στο smartphone – χωρίς ο πελάτης να καταλάβει διαφορά.

Το να είσαι διαθέσιμος σε έναν μοναδικό επαγγελματικό αριθμό οπουδήποτε όχι μόνο σε κάνει πιο άμεσο, αλλά και ξεχωρίζει τις επαγγελματικές σου κλήσεις από τον προσωπικό σου αριθμό. (Σχεδόν 67% των mobile εργαζομένων δηλώνουν ότι εργαλεία όπως το VoIP αυξάνουν την παραγωγικότητά τους και τη δυνατότητα επίλυσης ζητημάτων πιο γρήγορα, χάρη σε αυτή την ευελιξία.)

Προηγμένες Λειτουργίες για Επαγγελματική Εικόνα

Ακόμη και η πιο μικρή επιχείρηση μπορεί να ακούγεται επαγγελματική με VoIP. Οι σύγχρονες υπηρεσίες τηλεφώνου VoIP περιλαμβάνουν συνήθως λειτουργίες που παλιά υπήρχαν μόνο σε ακριβά εταιρικά τηλεφωνικά κέντρα.

Για παράδειγμα, συνήθως περιλαμβάνονται Φωνητικό μήνυμα σε email, Προώθηση κλήσης, αυτοματοποιημένοι τηλεφωνητές (μενού όπως «Πάτησε 1 για Πωλήσεις»), τηλεδιασκέψεις, Εγγραφή κλήσης και άλλα. Αυτά τα εργαλεία βοηθούν μια startup δύο ατόμων να λειτουργεί με την αίγλη μιας μεγάλης εταιρείας. Μπορείς να καλωσορίσεις τους καλούντες με μενού και να δρομολογήσεις κλήσεις στο σωστό άτομο, ή να λαμβάνεις τα φωνητικά μηνύματα ως αρχεία ήχου στο email σου για εύκολη πρόσβαση.

Κάποιοι πάροχοι πάνε ακόμη πιο πέρα – το Πρόγραμμα Premium της Sonetel, για παράδειγμα, περιλαμβάνει λειτουργίες με AI, όπως αυτόματη περίληψη κάθε κλήσης και μάλιστα προτεινόμενο πρόχειρο email παρακολούθησης για να στείλεις στον πελάτη. Η αξιοποίηση τέτοιων λειτουργιών κάνει τη διαχείριση κλήσεων ευκολότερη και διασφαλίζει ότι δεν χάνεις ποτέ σημαντικές λεπτομέρειες, προσφέροντας ταυτόχρονα άριστη εντύπωση επαγγελματισμού στους πελάτες.

Παγκόσμια Εμβέλεια με Τοπικούς Αριθμούς

Το VoIP ανοίγει πραγματικά τον κόσμο σε μια μικρή επιχείρηση. Με τις υπηρεσίες VoIP μπορείς συνήθως να αποκτήσεις τοπικούς αριθμούς σε πόλεις ή χώρες πολύ πέρα από τη φυσική σου τοποθεσία. Έτσι, θα μπορούσες να είσαι ελεύθερος επαγγελματίας στην Ελλάδα και να έχεις έναν αριθμό Λονδίνου και έναν Νέας Υόρκης που χτυπούν στο ίδιο τηλέφωνο, ώστε οι πελάτες σου εκεί να σε καλούν σε τοπικό αριθμό.

Πάροχοι όπως η Sonetel, για παράδειγμα, προσφέρουν εικονικούς αριθμούς τηλεφώνου σε 80+ χώρες, καθιστώντας εύκολο για έναν επιχειρηματία σε μία περιοχή να φαίνεται «τοπικός» σε πελάτες σε μια άλλη. Έχοντας έναν τοπικό αριθμό για διαφορετικές αγορές αυξάνεται η εμπιστοσύνη των πελατών και μειώνεται δραστικά το κόστος για εκείνους να σε καλέσουν. Με λίγα λόγια, το VoIP επιτρέπει σε μια μικρή εταιρεία να αποκτήσει παγκόσμια παρουσία χωρίς να ανοίξει φυσικά γραφεία – μπορείς να είσαι «παρών» σχεδόν σε οποιαδήποτε αγορά έχεις αριθμό.

Εύκολη Κλιμάκωση και Διαχείριση

Καθώς η επιχείρησή σου μεγαλώνει, το VoIP κάνει απλό το να επεκτείνεις το τηλεφωνικό σου σύστημα. Χρειάζεσαι νέα γραμμή ή αριθμό για νέο υπάλληλο ή τμήμα; Με VoIP μπορείς να προσθέτεις χρήστες ή αριθμούς σχεδόν άμεσα μέσω ενός online πίνακα ελέγχου – χωρίς να εγκαθιστάς νέες γραμμές ή να περιμένεις τεχνικό. Αυτή η ευελιξία είναι ιδανική για μια αναπτυσσόμενη startup. Μπορείς να ξεκινήσεις με έναν αριθμό και να επεκταθείς εύκολα σε πέντε ή δέκα καθώς μεγαλώνει η ομάδα, όλα διαχειριζόμενα από web διεπαφή.

Ομοίως, αν ανοίξεις νέο υποκατάστημα ή προσλάβεις απομακρυσμένο προσωπικό σε άλλη πόλη, μπορείς να τους δώσεις τοπικούς αριθμούς μέσω του ίδιου συστήματος.

Η διαχείριση είναι φιλική προς τον χρήστη: συνήθως συνδέεσαι σε μια πύλη για να ρυθμίσεις λειτουργίες, να δεις αρχεία κλήσεων ή να προσαρμόσεις ρυθμίσεις χωρίς υποστήριξη IT. Για παράδειγμα, ένα μικρό agency marketing διπλασίασε το προσωπικό του σε έξι μήνες και απλώς πρόσθεσε νέες επεκτάσεις VoIP μέσω της εφαρμογής του παρόχου για κάθε πρόσληψη – μια διαδικασία που πήρε λεπτά και κόστισε πολύ λιγότερο από την εγκατάσταση παραδοσιακών γραμμών. Το VoIP διευκολύνει επίσης τη μείωση κλίμακας αν χρειαστεί (αφού δεν μένεις με αχρησιμοποίητες γραμμές).

Συνολικά, παίρνεις ένα τηλεφωνικό σύστημα που προσαρμόζεται στις ανάγκες σου σε πραγματικό χρόνο, κάτι ιδανικό για τη δυναμική φύση των μικρών επιχειρήσεων.

ΔΟΚΙΜΑΣΕ ΔΩΡΕΑΝ ΤΟ SONETEL ΤΩΡΑ

Υπάρχουν πολλοί πάροχοι υπηρεσιών VoIP στην αγορά, καθένας με το δικό του μοντέλο τιμολόγησης και σύνολο λειτουργιών. Για να έχεις μια γρήγορη εικόνα, ακολουθεί μια σύντομη σύγκριση μερικών δημοφιλών παρόχων τηλεφώνου VoIP και τι προσφέρουν σε μικρές επιχειρήσεις:

Οι παραπάνω τιμές είναι ενδεικτικές και μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με προσφορές ή επίπεδο προγράμματος. Όπως βλέπεις, το αρχικό κόστος και οι λειτουργίες ποικίλλουν σημαντικά. Κάποιες υπηρεσίες χρεώνουν ανά χρήστη (συχνά γύρω στα $10–$30 τον μήνα) ενώ άλλες, όπως η Sonetel, προσφέρουν μοντέλο pay-as-you-go με ελάχιστα μηνιαία τέλη.

Για μια μικρή επιχείρηση με περιορισμένο budget, ένας πάροχος όπως η Sonetel που σου επιτρέπει να ξεκινήσεις με χαμηλό κόστος αριθμού και χωρίς χρέωση ανά χρήστη μπορεί να είναι πολύ ελκυστικός.

Από την άλλη, μεγαλύτεροι πάροχοι όπως η RingCentral ή η Vonage περιλαμβάνουν ένα ευρύτερο πακέτο εργαλείων επικοινωνίας (βιντεοσυσκέψεις, ομαδική ανταλλαγή μηνυμάτων κ.λπ.), το οποίο ίσως είναι υπερβολή για μια εταιρεία 5 ατόμων αλλά χρήσιμο καθώς μεγαλώνεις. Η καλύτερη προσέγγιση είναι να ταιριάξεις τον πάροχο στις ανάγκες σου – αν κυρίως χρειάζεσαι έναν επαγγελματικό αριθμό και βασικό χειρισμό κλήσεων, μια λιτή υπηρεσία με χαμηλό κόστος αρκεί, ενώ αν χρειάζεσαι προηγμένες δυνατότητες call center, ίσως αξίζει ένας ακριβότερος πάροχος.

(Συμβουλή: Πολλοί πάροχοι VoIP προσφέρουν δωρεάν δοκιμές ή μηνιαία πλάνα, ώστε να δοκιμάσεις την υπηρεσία πριν δεσμευτείς πλήρως.)

Έτοιμος/η να περάσεις σε VoIP; Δες πώς να ξεκινήσεις σε λίγα απλά βήματα:

Έλεγξε τη Σύνδεσή σου στο Internet και τις Ανάγκες σου

Επειδή οι κλήσεις VoIP περνούν από το internet, θέλεις να βεβαιωθείς ότι έχεις αξιόπιστη ευρυζωνική σύνδεση. Ελέγξε ότι το γραφείο ή το σπίτι σου μπορεί να αντέξει τον αναμενόμενο όγκο κλήσεων – το VoIP δεν απαιτεί τεράστιο bandwidth (μια κλήση μπορεί να χρησιμοποιεί γύρω στα 100 kbps), αλλά αν θα έχεις πολλές ταυτόχρονες κλήσεις ή άλλη έντονη χρήση internet, φρόντισε το δίκτυό σου να ανταποκρίνεται.

Οι περισσότερες τυπικές συνδέσεις καλωδιακού ή οπτικής ίνας είναι αρκετές για μικρές επιχειρήσεις. Σκέψου επίσης τις ανάγκες σου: πόσα άτομα θα χρησιμοποιούν το σύστημα και ποιες λειτουργίες (π.χ. τηλεδιάσκεψη, μηνύματα κειμένου κ.λπ.) είναι απαραίτητες για εσένα; Αυτό θα σε βοηθήσει να επιλέξεις το σωστό πρόγραμμα.

Επίλεξε Πάροχο VoIP

Έρευνα και σύγκρινε μερικούς παρόχους με βάση κριτήρια όπως τιμές, λειτουργίες, υποστήριξη πελατών και κάλυψη. Αποφάσισε τι μετρά περισσότερο για την επιχείρησή σου – είναι το χαμηλότερο κόστος, συγκεκριμένες λειτουργίες όπως Μενού IVR ή Εγγραφή κλήσης, ή η ύπαρξη τοπικών αριθμών σε ορισμένες χώρες;

Υπάρχουν πάροχοι που καλύπτουν διαφορετικές ανάγκες. Για παράδειγμα, κάποιοι, όπως η Sonetel, προσφέρουν πολύ χαμηλό σημείο εισόδου (μπορείς να πάρεις έναν επαγγελματικό αριθμό τηλεφώνου με μόλις €1,79 τον μήνα και να πληρώνεις μόνο τις κλήσεις που κάνεις), ενώ άλλοι ίσως παρέχουν απεριόριστες κλήσεις ή προηγμένες δυνατότητες σε υψηλότερη τιμή.

Διάβασε κριτικές ή ζήτα συστάσεις αν δεν είσαι σίγουρος. Αφού εντοπίσεις μια καλή επιλογή, συνήθως μπορείς να εγγραφείς online μέσα σε λεπτά. (Πολλές υπηρεσίες έχουν δωρεάν δοκιμή ή βασικό δωρεάν επίπεδο – είναι καλή ιδέα να το εκμεταλλευτείς αν υπάρχει.)

Επίλεξε Συσκευές (Εφαρμογή vs Τηλέφωνο)

Στη συνέχεια, αποφάσισε πώς θέλεις να χρησιμοποιείς πρακτικά την υπηρεσία VoIP. Ο πιο γρήγορος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσεις την εφαρμογή softphone του παρόχου σου στο υπάρχον smartphone ή τον υπολογιστή σου – δεν χρειάζεται επιπλέον υλικό. Απλώς εγκατέστησε την κινητή ή desktop εφαρμογή του παρόχου και συνδέσου· ο νέος επαγγελματικός αριθμός σου θα χτυπά εκεί και θα μπορείς να καλείς επίσης. Είναι ιδανικό αν εσύ και η ομάδα σου είστε άνετοι να χρησιμοποιείτε κινητά ή headset με υπολογιστές για τις κλήσεις.

Αν προτιμάς την αίσθηση ενός επιτραπέζιου τηλεφώνου ή χρειάζεσαι τηλέφωνο πολλαπλών γραμμών στο γραφείο, μπορείς να αγοράσεις SIP-συμβατά IP τηλέφωνα. Κυκλοφορούν σε πολλές μάρκες και εύρος τιμών. Πριν αγοράσεις, βεβαιώσου ότι το μοντέλο υποστηρίζεται (ή είναι συμβατό) από τον πάροχο VoIP σου. Οι περισσότεροι κορυφαίοι πάροχοι (συμπεριλαμβανομένης της Sonetel) υποστηρίζουν τυπικά SIP τηλέφωνα, κάτι που σημαίνει ότι μπορείς να συνδέσεις συσκευές τρίτων στο σύστημά τους χωρίς πρόβλημα.

Ο πάροχος συνήθως διαθέτει οδηγούς ρυθμίσεων για δημοφιλή μοντέλα τηλεφώνων. Εναλλακτικά, θα μπορούσες να χρησιμοποιήσεις έναν αναλογικό adapter για να συνδέσεις παραδοσιακό τηλέφωνο, αλλά οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις σήμερα βρίσκουν πιο βολικό να χρησιμοποιούν ένα σύγχρονο IP τηλέφωνο ή εφαρμογή.

Ρύθμισε τον Νέο σου Αριθμό Τηλεφώνου

Αφού εγγραφείς και αποφασίσεις για τη συσκευή, ήρθε η ώρα να ρυθμίσεις το τηλέφωνο VoIP. Αν χρησιμοποιείς την εφαρμογή του παρόχου, η ρύθμιση μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η είσοδος με τον λογαριασμό σου – ο αριθμός σου είναι έτοιμος αμέσως. Αν χρησιμοποιείς φυσικό SIP τηλέφωνο, θα χρειαστεί να εισαγάγεις τα στοιχεία λογαριασμού VoIP (SIP username, password, server) στις ρυθμίσεις της συσκευής – ο πάροχος θα σου τα δώσει. Πολλοί πάροχοι διαθέτουν βήμα-βήμα οδηγούς για διάφορα μοντέλα ώστε να σε βοηθήσουν.

Το καλό είναι ότι δεν απαιτείται τεχνική εγκατάσταση· όλα ρυθμίζονται μέσω λογισμικού. Στις περισσότερες περιπτώσεις μπορείς να αρχίσεις να δέχεσαι και να πραγματοποιείς κλήσεις την ίδια ημέρα της εγγραφής σου. Για παράδειγμα, η Sonetel τονίζει διαδικασία εγγραφής 5 λεπτών για νέους χρήστες, μετά την οποία μπορείς αμέσως να επιλέξεις αριθμό και να αρχίσεις κλήσεις μέσα από την εφαρμογή τους. Πρόκειται για πολύ γρήγορη και χωρίς μπελάδες υλοποίηση σε σχέση με την αναμονή να σου βάλει ο πάροχος σταθερής μια γραμμή. Αφού ρυθμίσεις, κάνε μερικές δοκιμαστικές κλήσεις για να βεβαιωθείς ότι η ποιότητα είναι καθαρή και όλα λειτουργούν σωστά.

Εξατομίκευσε Λειτουργίες και Ρυθμίσεις

Αφού το τηλέφωνο VoIP τρέχει, αφιέρωσε λίγο χρόνο για να ρυθμίσεις τις λειτουργίες που θα βοηθήσουν την επιχείρησή σου. Συνδέσου στο web portal ή στις ρυθμίσεις της εφαρμογής του παρόχου για να δημιουργήσεις τον χαιρετισμό φωνητικού μηνύματος (και email ειδοποιήσεις για φωνητικά μηνύματα αν διατίθενται).

Αν έχεις πολλαπλά μέλη ομάδας, ίσως θέλεις να ρυθμίσεις Προώθηση κλήσης ή ομάδες κλήσεων (ώστε οι κλήσεις στον κύριο αριθμό να χτυπούν σε πολλούς χρήστες, για παράδειγμα). Ρύθμισε ένα Μενού IVR αν το χρειάζεσαι (π.χ. «Πάτησε 1 για Πωλήσεις, 2 για Υποστήριξη») – αυτό γίνεται συνήθως μέσα από ένα οπτικό interface στον λογαριασμό σου.

Εξερεύνησε οποιεσδήποτε άλλες παρεχόμενες λειτουργίες: για παράδειγμα, αν προσφέρεται Εγγραφή κλήσης, αποφάσισε αν θέλεις να καταγράφονται όλες οι κλήσεις ή κατ’ επιλογή. Αν η υπηρεσία παρέχει Περιλήψεις κλήσεων ή μεταγραφές με AI, βεβαιώσου ότι είναι ενεργοποιημένες ώστε να επωφεληθείς (συχνά μπορεί να λαμβάνεις ένα email μετά από κάθε κλήση με την περίληψη). Ρυθμίζοντας αυτά τα στοιχεία νωρίς θα αξιοποιήσεις στο έπακρο το σύστημα VoIP. Το ωραίο είναι ότι μπορείς συχνά να κάνεις αλλαγές επί τόπου καθώς εξελίσσονται οι ανάγκες σου, χωρίς επιπλέον κόστος.

Σχεδίασε για Αξιοπιστία

Τέλος, επειδή ένα τηλέφωνο VoIP εξαρτάται από το internet (και ρεύμα για τις συσκευές σου), φρόντισε να έχεις εφεδρικό σχέδιο ώστε να παραμένεις διαθέσιμος σε περίπτωση διακοπών. Για παράδειγμα, μπορείς να ρυθμίσεις τον VoIP αριθμό σου να προωθείται αυτόματα στο κινητό σου αν η κύρια συσκευή VoIP αποσυνδεθεί ή πέσει το internet. Έτσι, σημαντικές κλήσεις θα σε βρίσκουν μέσω του δικτύου κινητής αν υπάρξει διακοπή.

Επίσης, είναι σοφό να έχεις ένα UPS για το modem/router εάν βασίζεσαι στο VoIP, ώστε μια σύντομη διακοπή ρεύματος να μην «ρίξει» τα τηλέφωνα. Ευτυχώς, οι διακοπές internet αποτελούν την εξαίρεση σε πολλές περιοχές, και πολλοί πάροχοι VoIP διαθέτουν ρυθμίσεις failover (ή mobile apps σε 4G/5G) για να εξασφαλίζουν συνέχεια.

Λαμβάνοντας μερικές τέτοιες προφυλάξεις, μπορείς να πετύχεις αξιοπιστία σχεδόν ίση με της παραδοσιακής τηλεφωνικής γραμμής, απολαμβάνοντας όλα τα άλλα οφέλη του VoIP.

Με λίγα λόγια

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, ακόμη και μια πολύ μικρή επιχείρηση μπορεί να στήσει ένα τηλεφωνικό σύστημα επαγγελματικού επιπέδου γρήγορα και οικονομικά. Η λύση VoIP σου δίνει την ελευθερία να επικοινωνείς με τους δικούς σου όρους – μπορείς να ακούγεσαι μεγάλος, να παραμένεις κινητικός και να γλιτώνεις χρήματα ταυτόχρονα.

Στο παρελθόν, τέτοιες δυνατότητες ήταν προσιτές μόνο σε μεγάλες εταιρείες, αλλά τώρα κάθε επιχειρηματίας ή startup μπορεί να αξιοποιήσει την τηλεφωνία μέσω internet για να βελτιώσει τις επικοινωνίες του. Με τον σωστό πάροχο και μια καλή σύνδεση internet, το επαγγελματικό σου τηλέφωνο μπορεί να κάνει περισσότερα με λιγότερα, βοηθώντας σε να εξυπηρετείς πελάτες καλύτερα και να προβάλλεις επαγγελματική εικόνα από την πρώτη μέρα.

ΔΟΚΙΜΑΣΕ ΔΩΡΕΑΝ ΤΟ SONETEL ΤΩΡΑ