Telefono VoIP

Un telefono VoIP (chiamato anche telefono IP) utilizza la tecnologia Voice over IP per effettuare e ricevere chiamate tramite una connessione Internet, anziché attraverso la rete telefonica tradizionale.

In termini semplici, quando parli in un telefono o in un’app VoIP, la tua voce viene trasformata in pacchetti di dati digitali che viaggiano su Internet e vengono poi ricomposti in audio chiaro per la persona dall’altra parte – un po’ come inviare un’email invece di una lettera cartacea.

Il grande vantaggio è che un telefono VoIP non è legato a una posizione o a un dispositivo specifico – puoi usarlo ovunque tu abbia accesso a Internet. In realtà non serve nemmeno una cornetta tradizionale: puoi chiamare da un’app sul computer o sullo smartphone e funzionerà come un normale telefono finché sei online.

Il VoIP è diventato una scelta molto popolare proprio grazie a questa flessibilità e al risparmio – circa un terzo delle aziende ha già adottato sistemi telefonici VoIP per le proprie comunicazioni.

Con un telefono fisso tradizionale, il tuo numero è legato a una linea e a un luogo specifici. Al contrario, un telefono VoIP funziona tramite Internet, quindi non è limitato a un’unica postazione o a una linea dedicata. Significa che puoi portare con te il tuo numero aziendale ovunque tu vada.

Inoltre, non serve un telefono da scrivania per effettuare chiamate VoIP – puoi comporre i numeri usando un software su laptop o dispositivo mobile invece della cornetta. Queste differenze offrono agli utenti VoIP molta più mobilità e risparmi potenziali rispetto al vecchio servizio telefonico. (Tra poco vedremo in dettaglio i vantaggi in termini di costi e funzioni.)

I titolari di piccole imprese spesso si chiedono se serva un’attrezzatura speciale per un telefono VoIP. In realtà, i telefoni VoIP esistono in diverse forme per soddisfare esigenze differenti.

Softphone (telefono software)

Si tratta di un’app o di un programma che installi su computer, tablet o smartphone per effettuare chiamate via VoIP. L’app funge da interfaccia telefonica sul tuo dispositivo. Ad esempio puoi usare un’app softphone gratuita come Zoiper o semplicemente l’app mobile/web fornita dal tuo servizio VoIP.

I softphone ti permettono di iniziare a telefonare su Internet subito, senza acquistare nuovo hardware: basta il PC o il dispositivo mobile che hai già e un auricolare.

Telefono da scrivania IP (telefono VoIP hardware)

Sono telefoni fisici progettati per il VoIP. Sembrano e funzionano in modo simile ai telefoni d’ufficio tradizionali, ma si collegano a Internet (via cavo Ethernet o Wi-Fi) invece che a una presa telefonica.

Molti utenti business VoIP preferiscono i telefoni da scrivania per la familiarità e la qualità audio. Tra i principali produttori di telefoni VoIP ci sono Poly (ex Polycom), Yealink, Grandstream, Cisco e altri. Se hai un piccolo ufficio o una reception, potresti scegliere un paio di telefoni IP per un’esperienza più tradizionale. Ricorda che c’è un costo iniziale per acquistare i dispositivi, ma una volta collegati al tuo servizio VoIP funzionano come telefoni standard.

Telefono analogico con adattatore

Hai già un telefono analogico (quello che si collega alla presa a muro)? Puoi comunque usarlo con il VoIP aggiungendo un piccolo dispositivo chiamato Analog Telephone Adapter (ATA).

L’ATA collega il tuo vecchio telefono al router e converte i segnali vocali in VoIP. In pratica permette a un telefono normale di funzionare come un telefono VoIP. Può essere utile se vuoi riutilizzare un apparecchio che possiedi già.

Tuttavia, molte piccole imprese oggi trovano più semplice usare app softphone o telefoni IP invece di gestire gli adattatori.

Perché una piccola impresa dovrebbe passare al VoIP? Ecco alcuni dei principali vantaggi di usare telefoni VoIP in ambito aziendale:

Costi più bassi

I servizi VoIP possono ridurre drasticamente la spesa telefonica. Poiché le chiamate viaggiano su Internet, le tariffe (soprattutto per le chiamate a lunga distanza e internazionali) sono molto più economiche rispetto alle linee tradizionali.

Molte piccole aziende scoprono che passando al VoIP la bolletta telefonica scende in media del 30–50 %. Inoltre eviti gli alti costi di installazione di nuove linee fisse: con il VoIP, un nuovo numero può spesso essere attivato per pochi euro al mese.

Alcuni fornitori offrono perfino chiamate interne gratuite o pacchetti di minuti, abbattendo ulteriormente i costi per le piccole imprese.

Lavora ovunque (flessibilità)

Il VoIP ti permette di portare il tuo telefono aziendale sempre con te. Poiché il numero non è legato a una linea fisica, puoi fare e ricevere chiamate di lavoro dal laptop o dal cellulare che tu sia in ufficio, a casa o in viaggio. È l’ideale per il lavoro da remoto e per gli imprenditori sempre in movimento.

Per esempio, un consulente freelance può gestire le chiamate dei clienti dal proprio home office al mattino e da un bar al pomeriggio usando lo stesso numero VoIP su un’app per smartphone – i clienti non noteranno differenze.

Essere raggiungibile su un unico numero aziendale ovunque ti rende più reattivo e separa le chiamate di lavoro dal tuo numero personale. (Quasi il 67 % dei lavoratori mobili afferma che strumenti come il VoIP aumentano la produttività e la capacità di risolvere i problemi più velocemente, grazie a questa flessibilità.)

Funzioni avanzate per un’immagine professionale

Anche le imprese più piccole possono suonare professionali con il VoIP. I moderni servizi VoIP includono in genere funzioni che un tempo erano disponibili solo sui costosi centralini aziendali.

Ad esempio, di solito puoi avere Segreteria telefonica su e-mail, Inoltro di chiamata, risponditore automatico (menu telefonici come “Premi 1 per Vendite”), Teleconferenza, Registrazione delle chiamate e altro ancora. Questi strumenti aiutano una startup di due persone a operare con la stessa cura di una grande azienda. Puoi accogliere i chiamanti con un menu e instradare le chiamate alla persona giusta, oppure ricevere i messaggi vocali in e-mail come file audio per un accesso rapido.

Alcuni fornitori fanno ancora di più: il Piano Premium di Sonetel, per esempio, include extra basati su AI come un riepilogo automatico di ogni chiamata e persino una bozza di e-mail di follow-up da inviare al cliente. Utilizzare funzioni di questo tipo rende più semplice gestire le chiamate e assicura di non perdere mai dettagli importanti, offrendo al contempo ai clienti un’ottima impressione della professionalità della tua azienda.

Copertura globale con numeri locali

Il VoIP apre davvero il mondo a una piccola impresa. Con i servizi VoIP puoi spesso ottenere Numeri di telefono locali in città o Paesi lontani dalla tua sede. Significa che potresti essere un freelancer in Grecia e avere un numero di Londra e uno di New York che squillano sullo stesso telefono: i tuoi clienti in quei Paesi ti chiamano a un costo locale.

Fornitori come Sonetel, ad esempio, offrono Numeri di telefono virtuali in oltre 80 Paesi, rendendo facile per un imprenditore in una regione apparire “locale” ai clienti di un’altra. Avere un Numero locale per mercati diversi aumenta la fiducia dei clienti e abbassa drasticamente il costo per loro di chiamarti. In breve, il VoIP permette a una piccola azienda di stabilire una presenza globale senza aprire uffici fisici – puoi essere virtualmente “presente” in qualsiasi mercato per cui hai un numero.

Scalabilità e gestione facili

Quando la tua attività cresce, il VoIP semplifica l’espansione del sistema telefonico. Ti serve una nuova linea o un numero per un nuovo dipendente o reparto? Con il VoIP puoi aggiungere utenti o numeri quasi istantaneamente da una dashboard online – senza installare nuove linee o aspettare un tecnico. Questa flessibilità è perfetta per una startup in crescita. Puoi iniziare con un numero e passare facilmente a cinque o dieci man mano che il team si espande, il tutto gestito da un’interfaccia web.

Allo stesso modo, se apri una nuova filiale o assumi personale da remoto in un’altra città, puoi fornire loro Numeri locali tramite lo stesso sistema.

La gestione è intuitiva: in genere puoi accedere a un portale per impostare le funzioni, vedere i log delle chiamate o modificare le impostazioni senza supporto IT. Per esempio, una piccola agenzia di marketing ha raddoppiato il personale in sei mesi e ha semplicemente aggiunto nuove estensioni VoIP tramite l’app del fornitore per ogni nuova assunzione – un’operazione durata pochi minuti e costata molto meno dell’installazione di linee tradizionali. Il VoIP facilita anche la riduzione se necessario (non rimani con linee inutilizzate).

In sintesi, ottieni un sistema telefonico che si adatta in tempo reale alle tue esigenze, ideale per la natura dinamica delle piccole imprese.

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Esistono molti provider di servizi VoIP sul mercato, ciascuno con il proprio modello di prezzo e set di funzioni. Per darti un’idea rapida del panorama, ecco un breve confronto tra alcuni popolari provider di telefoni VoIP e ciò che offrono alle piccole imprese:

I prezzi sopra sono indicativi e possono variare in base a promozioni o livello di piano. Come vedi, costi di ingresso e funzioni possono differire parecchio. Alcuni servizi addebitano per utente (spesso intorno a $10–$30 al mese) mentre altri, come Sonetel, offrono un approccio pay-as-you-go con costi mensili minimi.

Per una piccola impresa con un budget limitato, un provider come Sonetel che ti permette di iniziare con un costo numero molto basso e nessun costo per utente può essere molto interessante.

D’altra parte, provider più grandi come RingCentral o Vonage includono una suite più ampia di strumenti di comunicazione (videoriunioni, messaggistica di team, ecc.) che potrebbero essere eccessivi per un’azienda di 5 persone ma utili man mano che cresci. L’approccio migliore è abbinare il provider alle tue esigenze: se ti serve principalmente un numero professionale e la gestione base delle chiamate, può bastare un servizio snello e a basso costo, mentre se occorrono funzioni avanzate di call center, un provider più costoso potrebbe essere giustificato.

(Consiglio: molti provider VoIP offrono prove gratuite o piani mensili, così puoi testare il servizio prima di impegnarti del tutto.)

Pronto a passare al VoIP? Ecco come iniziare in pochi semplici passaggi:

Valuta la tua connessione Internet e le tue esigenze

Poiché le chiamate VoIP passano su Internet, è importante avere una connessione a banda larga affidabile. Controlla che la rete di ufficio o di casa possa gestire il volume di chiamate previsto – il VoIP non richiede molta banda (una singola chiamata usa circa 100 kbps), ma se avrai più chiamate contemporanee o altro uso intenso di Internet assicurati che la rete sia adeguata.

La maggior parte dei servizi via cavo o fibra standard è sufficiente per le piccole imprese. Valuta anche le tue necessità: quante persone useranno il sistema e quali funzioni (per esempio Teleconferenza, SMS, ecc.) sono imprescindibili? Questo ti aiuterà a scegliere il piano giusto.

Scegli un provider di servizi VoIP

Ricerca e confronta alcuni provider in base a prezzo, funzioni, assistenza clienti e copertura. Decidi cosa conta di più per la tua azienda – il costo più basso, funzioni specifiche come un Menu IVR o la Registrazione delle chiamate, oppure avere Numeri locali in determinati Paesi?

Ci sono provider che si rivolgono a esigenze diverse. Alcuni, come Sonetel, offrono un ingresso a costi molto bassi (puoi ottenere un Numero di telefono aziendale a partire da €1,79 al mese e pagare solo le chiamate effettuate), mentre altri includono chiamate illimitate o funzioni avanzate a un prezzo più alto.

Leggi le recensioni o chiedi consigli se non sei sicuro. Una volta individuato il match giusto, di solito puoi registrarti online in pochi minuti. (Molti servizi hanno una prova gratuita o un livello Basic gratuito – approfittane se disponibile.)

Decidi i dispositivi (app vs telefono)

Poi decidi come vuoi usare il servizio VoIP. Il modo più rapido è tramite l’app softphone del provider sullo smartphone o sul computer che già possiedi – non serve hardware aggiuntivo. Installa l’app mobile (o desktop), accedi e il tuo nuovo numero aziendale squillerà lì; potrai anche chiamare dallo stesso. È ideale se tu e il tuo team vi trovate bene a usare cellulari o cuffie con il computer.

Se preferisci la sensazione di un telefono da scrivania o hai bisogno di un telefono multi-linea in ufficio, puoi acquistare telefoni IP compatibili SIP. Sono disponibili di varie marche e fasce di prezzo. Prima di comprare, verifica che il modello sia supportato o compatibile con il tuo provider VoIP. La maggior parte dei servizi principali (incluso Sonetel) supporta telefoni SIP standard, quindi puoi collegare handset di terze parti senza problemi.

Il provider di solito offre guide di configurazione per i modelli più diffusi. In alternativa, potresti usare un adattatore analogico per collegare un telefono tradizionale, ma oggi la maggior parte delle piccole imprese trova più comodo usare un moderno telefono IP o un’app.

Configura il tuo nuovo numero

Dopo esserti registrato e aver scelto il dispositivo, è il momento di configurare il telefono VoIP. Se usi l’app del provider, potrebbe bastare fare login: il numero è subito pronto. Se usi un telefono SIP fisico, dovrai inserire nel menu del telefono le credenziali VoIP (username SIP, password, server) che il provider ti fornisce. Molti hanno guide passo passo per i vari modelli.

La buona notizia è che non serve alcuna installazione tecnica; tutto si configura via software. Nella maggior parte dei casi puoi iniziare a chiamare e ricevere lo stesso giorno dell’iscrizione. Per esempio, Sonetel parla di un processo di registrazione di 5 minuti, dopo i quali puoi scegliere subito un numero e iniziare a chiamare tramite la loro app. È molto rapido e senza stress, rispetto ad aspettare che un operatore installi una linea fissa. Una volta configurato, fai un paio di test per verificare che la qualità audio sia buona e tutto funzioni correttamente.

Personalizza funzioni e impostazioni

Quando il telefono VoIP è operativo, prenditi un momento per impostare le funzioni utili alla tua attività. Accedi al portale web o alle impostazioni dell’app per registrare il saluto della Segreteria telefonica (e le notifiche e-mail dei messaggi se disponibili).

Se hai più membri nel team, potresti configurare l’Inoltro di chiamata o i gruppi di squillo (così le chiamate al numero principale suonano a più persone, per esempio). Imposta un Menu IVR se necessario (es. “Premi 1 per Vendite, 2 per Assistenza”) – spesso puoi farlo con un’interfaccia visuale sul tuo account.

Esplora le altre funzioni incluse: per esempio, se è disponibile la Registrazione delle chiamate, decidi se registrare tutte le chiamate o solo su richiesta. Se il servizio fornisce Riepiloghi delle chiamate o trascrizioni AI, assicurati che siano attivati così ne trarrai beneficio (spesso riceverai un’email dopo ogni chiamata con il riepilogo). Impostare queste opzioni fin da subito ti aiuterà a ottenere il massimo dal sistema VoIP. Il bello è che puoi modificarle in qualsiasi momento man mano che le esigenze cambiano, senza costi aggiuntivi.

Pianifica l’affidabilità

Infine, poiché un telefono VoIP dipende da Internet (e dall’alimentazione dei dispositivi), prepara un piano di backup per restare raggiungibile in caso di interruzioni. Ad esempio, puoi configurare il tuo numero VoIP in modo che si inoltri automaticamente al cellulare se il dispositivo principale è offline o se manca Internet. Così le chiamate importanti ti raggiungeranno comunque tramite rete mobile.

È anche utile avere un gruppo di continuità (UPS) per modem/router se conti sul VoIP, così un breve blackout non ti lascia senza telefono. Fortunatamente, le interruzioni di rete sono ormai rare in molte zone e molti provider VoIP offrono impostazioni di failover (o app mobili su 4G/5G) per garantire la continuità.

Adottando alcune precauzioni come queste puoi ottenere un’affidabilità vicina a quella di una linea tradizionale, godendo al contempo di tutti gli altri vantaggi del VoIP.

In sintesi

Seguendo questi passaggi, anche una micro-impresa può configurare in modo rapido ed economico un sistema telefonico di livello professionale. Un telefono VoIP ti dà la libertà di comunicare alle tue condizioni – puoi sembrare grande, restare mobile e risparmiare allo stesso tempo.

In passato solo le grandi aziende potevano permettersi tali capacità, ma ora qualsiasi imprenditore o startup può sfruttare la telefonia via Internet per migliorare le proprie comunicazioni. Con il provider giusto e una connessione affidabile, il tuo telefono aziendale può fare di più con meno, aiutandoti a servire meglio i clienti e a proiettare un’immagine professionale fin dal primo giorno.

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