VoIP電話

VoIP電話（IP電話とも呼ばれます）は、従来の電話通信網ではなくインターネット接続を介して通話を発着信するVoice over IP技術を使用します。

簡単に言えば、VoIP電話やアプリに向かって話すと、あなたの声はデジタルデータパケットに変換され、インターネットを経由して相手側で再構成され、クリアな音声として届きます。これは紙の手紙ではなくメールを送るのとよく似ています。

最大の利点は、VoIP電話が特定の場所やデバイスに縛られないことです。インターネットさえ利用できればどこでも使えます。実際、VoIPを利用するのに従来型の受話器は必要なく、パソコンやスマートフォンのアプリから発信・着信でき、オンラインであれば通常の電話のように機能します。

この柔軟性とコスト効率の高さから、VoIPは非常に人気となっており、すでに約3分の1の企業がコミュニケーションにVoIP電話システムを採用しています。

従来の固定電話では、電話番号は特定の物理回線と所在地に紐づいています。これに対し、VoIP電話はインターネット経由で動作するため、場所や専用回線に縛られません。つまり、ビジネス用番号をどこへでも持ち運べます。

さらに、VoIP通話には物理的な卓上電話機は不要です。受話器の代わりにノートPCやモバイルデバイス上のソフトウェアで発信できます。これらの違いにより、VoIPユーザーは従来型電話サービスよりもはるかに高い機動性とコスト削減効果を得られます。（費用と機能のメリットについては後ほど詳しく説明します。）

小規模ビジネスのオーナーは、VoIP電話に特別な機器が必要かどうかをよく気にします。実際には、VoIP電話にはいくつかの形態があるため、目的に合わせて選べます。

ソフトフォン（ソフトウェア電話）

これはパソコン、タブレット、スマートフォンにインストールしてVoIP通話を行うアプリやプログラムです。アプリが端末上で電話のインターフェースとして機能します。たとえば、Zoiperのような無料ソフトフォンアプリを使ったり、VoIPサービスが提供するモバイル／Webアプリを利用したりできます。

ソフトフォンなら、新しいハードウェアを購入せずに既存のPCやモバイル端末とヘッドセットだけで素早くインターネット通話を始められます。

IPデスクフォン（ハードウェアVoIP電話）

VoIP向けに設計された物理的な電話機です。見た目や操作感は従来のオフィス電話と似ていますが、電話ジャックではなくインターネット（EthernetケーブルまたはWi-Fi）に接続します。

多くのビジネスユーザーは、慣れ親しんだ操作感と音質の良さからデスクフォンを好みます。主なメーカーにはPoly（旧Polycom）、Yealink、Grandstream、Ciscoなどがあります。小規模オフィスや受付カウンターがある場合は、従来型の電話体験を得るためにIP電話を数台導入するのも選択肢です。機器購入の初期費用はかかりますが、一度VoIPサービスに接続すれば通常の電話と同じように使えます。

アナログ電話＋アダプター

壁のジャックに差すタイプのアナログ電話を既にお持ちですか？小さな機器「アナログ電話アダプター（ATA）」を追加するだけで、その電話をVoIPで使えます。

ATAは古い電話をインターネットルーターに接続し、音声信号をVoIPに変換します。つまり、普通の電話機をVoIP電話として機能させます。既存の電話を再利用したい場合に便利です。

ただし、今日の多くの小規模企業は、アダプターを扱うよりもソフトフォンアプリやIPフォンを使う方が簡単だと感じています。

小規模ビジネスがVoIPへ乗り換えを検討するべき理由とは？ ここでは、ビジネスでVoIP電話を使う際の主なメリットをご紹介します。

コスト削減

VoIPサービスを利用すれば、電話コストを大幅に削減できます。通話はインターネット経由で送信されるため、発信料金（特に長距離通話や国際通話）は従来の固定電話回線よりずっと安くなります。

多くの小規模企業では、VoIPに切り替えることで電話料金が平均30〜50%ほど下がったと報告しています。さらに、新しい固定回線を敷設する高額な初期費用も不要です。VoIPなら、数ドル/月で新しい番号をすぐに開通できます。

プロバイダーによっては社内通話が無料、または通話分がバンドルされていることもあり、小規模ビジネスのコスト削減をさらに後押しします。

どこでも働ける柔軟性

VoIPがあれば、ビジネス用電話をどこへでも持ち運べます。番号が物理的な回線に縛られていないため、オフィスでも自宅でも出張先でも、ノートパソコンやスマホで発着信が可能です。リモートワークや移動の多い起業家に最適です。

たとえば、フリーのコンサルタントは朝は自宅オフィス、午後はカフェから同じVoIP番号で顧客対応できます。クライアントには場所の違いがまったく分かりません。

どこにいても1つのビジネス番号で連絡可能になることで、レスポンスが向上し、仕事用とプライベートの番号も分けられます。（モバイルワーカーの約67%が、VoIPのようなツールにより生産性と問題解決スピードが上がったと回答しています。）

プロらしさを演出する高度な機能

VoIPなら、最小限の規模でもプロフェッショナルに聞こえます。最新のVoIP電話サービスには、以前は高価な企業向けシステムでしか使えなかった機能が標準で含まれています。

具体的には、ボイスメール転送（メール）、通話転送、自動音声応答（IVRメニューの「営業は1を押してください」のような案内）、電話会議、通話録音などが利用可能です。これらの機能により、2人だけのスタートアップでも大企業並みの体裁で運営できます。メニューで発信者を適切な担当へ振り分けたり、ボイスメールを音声ファイルでメール受信したりと、利便性も抜群です。

さらに進んだサービスもあります。たとえばSonetelのプレミアムプランには、通話ごとの通話サマリーや、顧客へのフォローアップメール案まで自動で提案するAI機能が含まれています。こうした機能を活用すれば、重要な情報を逃さずに通話管理を効率化でき、同時に高いプロフェッショナリズムを顧客に印象づけられます。

ローカル番号で世界へ

VoIPは小規模ビジネスの世界を真に広げてくれます。VoIP電話サービスでは、実際の所在地とは別の都市や国のローカル番号を取得できます。つまり、ギリシャ在住のフリーランサーでも、ロンドン番号とニューヨーク番号を同じ電話で受けられるため、各国のクライアントはローカル番号に電話するだけであなたに繋がります。

Sonetelのようなプロバイダーは、80以上の国でバーチャル電話番号を提供しており、別地域にいる起業家でも簡単に“現地企業”のように見せられます。各市場向けにローカル番号を持つことで信頼性が高まり、顧客にとっての通話コストも大幅に下がります。要するに、VoIPなら物理的な拠点を持たずにグローバル展開が可能──番号を取得した市場には、あなたは“仮想的に”存在できるのです。

スケールも管理も簡単

ビジネスが成長しても、VoIPなら電話システムを簡単に拡張できます。新しい従業員や部署用の回線や番号が必要になったら、オンラインダッシュボードから数分でユーザーや番号を追加可能。新しい回線工事や技術者の訪問は不要です。この柔軟性は成長中のスタートアップに最適で、最初は番号1つから始め、チームの拡大に合わせて5、10と増やせます。すべてをウェブ画面で管理できます。

同様に、新しい支店を開設したり、他都市のリモートスタッフを雇ったりしても、同じシステムでローカル番号を提供できます。

管理も簡単です。ポータルにログインして機能を設定し、通話履歴を確認し、設定を変更するだけでIT担当は不要です。例えばある小規模のマーケティング会社は6か月でスタッフを倍増させましたが、採用のたびにプロバイダーのアプリからVoIPの内線を追加しただけで、作業は数分、従来の固定回線を引くよりはるかに低コストでした。不要な固定回線を抱え込む心配がないため、規模縮小も容易です。

つまり、VoIPはあなたのニーズにリアルタイムで適応する電話システムを提供し、変化の激しい小規模ビジネスに最適なのです。

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市場には多くのVoIPサービスプロバイダーがあり、それぞれ料金体系や機能が異なります。小規模ビジネス向けに人気のあるプロバイダーと提供内容をざっくり比較してみましょう。

上記の料金は概算で、プロモーションやプラン内容によって変動する場合があります。ご覧のように、エントリーレベルのコストと機能には大きな差があります。多くのサービスはユーザー単位で課金（月額$10〜$30程度）する一方、Sonetelのように最小限の月額費用で従量課金制を採用しているプロバイダーもあります。

予算が限られている小規模ビジネスには、低価格で番号を取得でき、ユーザーごとの料金がかからないSonetelのようなサービスが魅力的です。

一方、RingCentralやVonageのような大手プロバイダーは、ビデオ会議やチームメッセージなどより幅広いコミュニケーション機能を含んでいます。5人規模の会社には過剰かもしれませんが、規模拡大時には役立つでしょう。最適な選択肢は自社のニーズ次第です。プロフェッショナルな番号と基本的な通話処理だけで十分なら、低コストのサービスで足りますが、高度なコールセンター機能が必要なら高価格のサービスを選ぶ価値があります。

(ヒント: 多くのVoIPプロバイダーは無料トライアルや月単位のプランを提供しているので、本格導入前に試すことをおすすめします。)

VoIPへ乗り換える準備は万端ですか？ たった数ステップで始める方法を紹介します。

インターネット環境とニーズを確認する

VoIP通話はインターネット経由で行われるため、安定したブロードバンド回線が必要です。オフィスや自宅のネット回線が想定する通話量を処理できるか確認しましょう。VoIP自体は大きな帯域を要しません（1通話あたり約100 kbps）が、同時通話が複数になったり他の通信が重なったりする場合は、ネットワークが十分かをチェックしてください。

一般的なケーブルや光回線であれば、小規模ビジネスには十分なことが多いです。また、使用人数や必須機能（電話会議やSMS送受信など）を整理しておくと、最適なプラン選びに役立ちます。

VoIPサービスプロバイダーを選ぶ

価格、機能、サポート体制、提供エリアなどを軸に複数のプロバイダーを比較しましょう。あなたのビジネスで最も重視する点は何か——最低価格なのか、IVRメニューや通話録音といった特定機能なのか、特定国でのローカル番号なのか——を明確にしてください。

ニーズに応じたサービスが用意されています。たとえばSonetelのように、月額$1.79からビジネス用電話番号を取得でき、かけた分だけ支払う従量課金型を提供するところもあれば、無制限通話や高度な機能をパッケージにして月額を高めに設定しているところもあります。

迷ったら口コミを読んだり知人に勧めを聞いたりしましょう。候補が決まれば、大抵はオンラインで数分でサインアップできます。（多くのサービスには無料トライアルや無料枠があるので、あればぜひ利用してください。）

端末を決める（アプリか電話機か）

次に、実際にどの端末でVoIPを使うかを決めます。最も手軽なのは、プロバイダーのソフトフォンアプリを既存のスマホやPCにインストールする方法です。追加ハードウェアは不要で、アプリにログインすれば新しいビジネス番号での着信・発信がすぐ可能になります。スマホやPC用ヘッドセットでの通話に抵抗がないチームには理想的です。

デスクフォンの使用感が欲しい、または多回線のオフィス電話が必要な場合は、SIP対応のIP電話機を購入できます。ブランドや価格帯は豊富なので、購入前にそのモデルがあなたのVoIPプロバイダーでサポート（または互換）されているかを確認してください。主要サービス（Sonetelを含む）は標準SIP電話をサポートしているため、サードパーティ製ハンドセットでも問題なく接続できます。

プロバイダーは人気機種向けの設定ガイドを用意していることがほとんどです。従来のアナログ電話を接続するためのアダプターもありますが、今日の小規模ビジネスではIP電話機またはアプリを使う方が簡単です。

新しい電話番号を設定する

サインアップと端末を決めたら、VoIP電話を設定しましょう。プロバイダーのアプリを使う場合、アカウントでログインするだけで番号がすぐ使えます。物理的なSIP電話を使う場合は、端末の設定画面にSIPユーザー名、パスワード、サーバーなどの情報を入力します。これらの情報はプロバイダーが提供し、多くの場合、機種別の手順書も用意されています。

うれしいことに、技術的な工事は一切不要で、ソフトウェア上だけで完結します。多くはサインアップ当日に発着信が可能です。たとえばSonetelは新規登録が5分、続けて番号を取得しアプリで発信開始まで即座に完了できると謳っています。固定電話の工事を待つ必要がなく、導入はとても簡単です。設定が終わったら、テスト通話を数回行い、音質と設定が正しいか確認しましょう。

機能と設定をカスタマイズする

VoIP電話が動き始めたら、ビジネスに役立つ機能を設定します。プロバイダーのウェブポータルやアプリでボイスメールの挨拶メッセージを登録し、ボイスメール転送（メール）の通知も有効化しましょう。

複数メンバーがいる場合は、通話転送や着信グループを設定し、メイン番号への着信を複数人で受けられるようにすると便利です。必要であればIVRメニューも作成しましょう（例：「営業は1、サポートは2」など）。ほとんどの場合、アカウント上のビジュアルインターフェースで簡単に設定できます。

そのほかの機能もぜひ試してください。通話録音があるなら、全通話録音かオンデマンドかを選びます。AIによる通話サマリーや通話書き起こしがある場合は、機能をオンにしておくと、通話後にメールでサマリーを受け取れます。初期段階で設定を整えておくことで、VoIPシステムを最大限に活用できます。しかも、多くの場合、ニーズの変化に合わせていつでも無料で設定を変更できます。

信頼性への備えをする

最後に、インターネット（および端末の電源）に依存するVoIPだからこそ、万一の障害時にも連絡が取れるよう備えましょう。たとえば、メインのVoIP端末がオフラインになった場合に自動でモバイル電話へ通話転送する設定を入れておけば、ネット障害でも重要な電話を受けられます。

また、UPS（無停電電源装置）をモデム/ルーターにつなげておけば、短時間の停電でも電話が止まりません。幸い、多くの地域ではインターネット障害はまれで、ほとんどのVoIPプロバイダーはフェイルオーバー設定や4G/5Gのモバイルアプリを提供し、継続性を確保しています。

こうした対策を少し講じるだけで、従来の固定電話に近い信頼性を得つつ、VoIPのメリットをすべて享受できます。

まとめ

以上のステップを踏めば、ごく小規模なビジネスでもプロ仕様の電話システムを手軽かつ低コストで導入できます。VoIP電話は、規模以上に大きく聞こえ、モバイルで自由に動き回り、同時に費用を節約できる自由を与えてくれます。

以前は大企業だけが手に入れられた機能も、今ではどんな起業家やスタートアップでもインターネット電話を活用してビジネスコミュニケーションを向上させられます。信頼できるプロバイダーと安定したインターネットさえあれば、あなたのビジネス電話はより少ないコストで多くをこなし、顧客対応力を高め、開業当日からプロフェッショナルな印象を与えることができます。

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