Teléfono VoIP
Un teléfono VoIP usa Internet en lugar de las viejas líneas telefónicas, ofreciendo a las pequeñas empresas una forma flexible y económica de estar disponibles y parecer profesionales ante sus clientes.
Este artículo explica qué son los teléfonos VoIP, los distintos tipos y beneficios, y cómo elegir la solución adecuada.
¿Qué es un teléfono VoIP?
Un teléfono VoIP (también llamado teléfono IP) utiliza la tecnología Voz sobre IP para realizar y recibir llamadas a través de una conexión a Internet, en lugar de la red telefónica tradicional.
En pocas palabras, cuando hablas por un teléfono VoIP o una app, tu voz se convierte en paquetes de datos digitales que viajan por Internet y se vuelven a ensamblar como audio claro para la persona al otro lado, muy parecido a enviar un correo electrónico en vez de una carta física.
La gran ventaja es que un teléfono VoIP no está ligado a un lugar ni a un dispositivo específicos: puedes usarlo donde tengas acceso a Internet. De hecho, ni siquiera necesitas un auricular tradicional; basta con una app en tu ordenador o smartphone que funcionará como un teléfono normal mientras estés en línea.
VoIP se ha vuelto muy popular gracias a esta flexibilidad y a su eficiencia en costes: aproximadamente un tercio de las empresas ya ha adoptado sistemas telefónicos VoIP para sus comunicaciones.
Teléfono VoIP vs. teléfono tradicional
La telefonía fija tradicional vincula tu número a una línea y ubicación físicas. En cambio, un teléfono VoIP funciona a través de Internet, por lo que no está limitado a un lugar ni a una línea dedicada. Esto significa que puedes llevar tu número de empresa dondequiera que vayas.
Además, no necesitas un teléfono de escritorio para hacer llamadas VoIP: puedes marcar usando software en tu portátil o dispositivo móvil en lugar de un auricular telefónico. Estas diferencias ofrecen a los usuarios de VoIP mucha más movilidad y posibles ahorros frente al servicio telefónico de antaño. (En un momento veremos las ventajas de costes y funciones.)
Tipos de teléfonos VoIP
Muchos propietarios de pequeñas empresas se preguntan si necesitan equipo especial para un teléfono VoIP. En realidad, los teléfonos VoIP existen en distintas formas para cubrir diferentes necesidades.
Softphone (teléfono por software)
Es una app o programa que instalas en un ordenador, tableta o smartphone para hacer llamadas mediante VoIP. La app actúa como la interfaz telefónica en tu dispositivo. Por ejemplo, puedes usar una app softphone gratuita como Zoiper o la app móvil/web que te proporcione tu servicio VoIP.
Los softphones te permiten empezar a hacer llamadas por Internet rápidamente sin comprar hardware nuevo: basta con tu PC o móvil y unos auriculares.
Teléfono IP de escritorio (teléfono VoIP físico)
Son teléfonos físicos diseñados para VoIP. Se ven y funcionan como los teléfonos de oficina tradicionales, pero se conectan a través de tu Internet (por cable Ethernet o Wi-Fi) en lugar de un puerto telefónico.
Muchos usuarios empresariales prefieren los teléfonos de escritorio por su familiaridad y calidad de audio. Entre los fabricantes principales están Poly (antes Polycom), Yealink, Grandstream, Cisco y otros. Si tienes una pequeña oficina o recepción, podrías elegir un par de teléfonos IP para una experiencia más tradicional. Ten en cuenta que hay un coste inicial de los dispositivos, pero una vez conectados a tu servicio VoIP funcionan como teléfonos normales.
Teléfono analógico con adaptador
¿Tienes un teléfono analógico (de los que se enchufan a la pared)? Aún puedes usarlo con VoIP añadiendo un pequeño dispositivo llamado Adaptador de Teléfono Analógico (ATA).
El ATA conecta tu viejo teléfono al router y convierte las señales de voz a VoIP. En la práctica, permite que un teléfono tradicional funcione como un teléfono VoIP. Esto puede ser útil si quieres reutilizar un aparato que ya tienes.
Sin embargo, muchas pequeñas empresas hoy en día encuentran más sencillo usar apps softphone o teléfonos IP que lidiar con adaptadores.
Ventajas de los teléfonos VoIP para pequeñas empresas
¿Por qué debería una pequeña empresa plantearse cambiar a VoIP? Aquí tienes algunas de las principales ventajas de usar teléfonos VoIP en un entorno empresarial:
Costes más bajos
Los servicios VoIP pueden reducir drásticamente tus gastos telefónicos. Como las llamadas se transmiten por Internet, las tarifas (especialmente para llamadas de larga distancia e internacionales) son mucho más bajas que con las líneas tradicionales.
Muchas pequeñas empresas comprueban que al pasarse a VoIP sus facturas bajan entre un 30 % y un 50 % de media. También evitas los altos costes de instalación de nuevas líneas: con VoIP, un número nuevo puede activarse por unos pocos euros al mes.
De hecho, algunos proveedores ofrecen llamadas internas gratis o minutos incluidos, reduciendo aún más los costes.
Trabaja desde cualquier lugar (Flexibilidad)
VoIP te permite llevar tu teléfono de empresa a cualquier parte. Como tu número no está ligado a una línea física, puedes hacer y recibir llamadas de negocio en tu portátil o móvil estés en la oficina, en casa o de viaje. Ideal para trabajo remoto y emprendedores en movimiento.
Por ejemplo, una consultora en solitario puede atender llamadas desde su despacho en casa por la mañana y desde una cafetería por la tarde con el mismo número VoIP en la app móvil: los clientes no notarán la diferencia.
Estar disponible en un único número de empresa en cualquier sitio no solo te vuelve más ágil, sino que también separa tus llamadas de trabajo de tu número personal. (Casi el 67 % de los trabajadores móviles afirma que herramientas como VoIP aumentan su productividad y les ayudan a solucionar incidencias más rápido gracias a esta flexibilidad).
Funciones avanzadas para una imagen profesional
Incluso la empresa más pequeña puede sonar profesional con VoIP. Los servicios VoIP modernos suelen incluir funciones que antes solo estaban en costosos sistemas corporativos.
Por ejemplo, normalmente obtienes buzón de voz a correo electrónico, desvío de llamadas, asistentes automáticos (menús como «Pulsa 1 para Ventas»), conferencias, grabación de llamadas y más. Estas herramientas permiten que una startup de dos personas opere con el pulido de una gran empresa. Puedes saludar a los llamantes con un menú y enrutar las llamadas, o recibir los mensajes de voz como archivos de audio en tu correo para acceder fácilmente.
Algunos proveedores van aún más lejos: el Plan Premium de Sonetel, por ejemplo, incluye extras con IA como obtener un resumen automático de cada llamada e incluso un borrador de correo de seguimiento sugerido. Usar estas funciones facilita la gestión de llamadas y asegura que nunca pierdas detalles importantes, mientras ofreces una gran impresión de profesionalidad.
Alcance global con números locales
VoIP abre realmente el mundo a una pequeña empresa. Con los servicios VoIP, normalmente puedes conseguir números locales en ciudades o países lejos de tu ubicación física. Esto significa que podrías ser un freelance en Grecia y tener un número de Londres y uno de Nueva York sonando en el mismo teléfono, de modo que los clientes marquen un número local.
Proveedores como Sonetel ofrecen números de teléfono virtuales en más de 80 países, lo que facilita que un emprendedor en una región parezca «local» en otra. Tener un número local para distintos mercados aumenta la confianza y reduce drásticamente el coste para que los clientes te llamen. En resumen, VoIP permite que una pequeña empresa tenga presencia global sin abrir oficinas físicas: puedes estar virtualmente «en» cualquier mercado para el que tengas número.
Escalabilidad y gestión sencillas
A medida que tu negocio crece, VoIP hace fácil ampliar tu sistema telefónico. ¿Necesitas una línea o número nuevo para un empleado o departamento? Con VoIP puedes añadir usuarios o números casi al instante desde un panel en línea, sin instalar líneas ni esperar a un técnico. Esta flexibilidad es perfecta para una startup en crecimiento. Empiezas con un número y amplías a cinco o diez según tu equipo, todo desde una interfaz web.
Del mismo modo, si abres una sucursal o contratas personal remoto en otra ciudad, puedes darles números locales con el mismo sistema.
La gestión es sencilla: normalmente entras en un portal para configurar funciones, ver registros de llamadas o ajustar ajustes sin soporte de TI. Por ejemplo, una pequeña agencia de marketing duplicó su plantilla en seis meses y simplemente añadió extensiones VoIP para cada contratación en minutos y a un coste muy inferior al de instalar líneas tradicionales. VoIP también facilita reducir escala si lo necesitas (no te quedas con líneas sin usar).
En definitiva, obtienes un sistema que se adapta a tus necesidades en tiempo real, ideal para la naturaleza dinámica de las pequeñas empresas.
Comparación de proveedores de teléfonos VoIP
Hay muchos proveedores de servicios VoIP en el mercado, cada uno con su propio modelo de precios y conjunto de funciones. Para darte una idea rápida del panorama, aquí tienes una breve comparación de algunos proveedores populares de teléfonos VoIP y lo que ofrecen a las pequeñas empresas:
| Proveedor | Precio inicial (al mes) | Funciones destacadas/enfoque |
|---|---|---|
| Sonetel | Plan Básico €0 por usuario (pago por uso); números desde €1,79. | Números globales de bajo coste (más de 80 países). Llamadas entrantes gratis en la app, resúmenes de llamadas por IA y transcripción de buzón de voz en el plan premium. |
| RingCentral | ~$20 por usuario (plan Essentials). | Sistema telefónico empresarial completo (PBX) con amplias funciones (atendedor automático, videoreuniones, integraciones CRM). Admite números en más de 100 países. |
| Google Voice | $10 por usuario (edición Starter). | VoIP sencillo para usuarios de Google Workspace. Disponibilidad de números en EE. UU. y algunos países. Integración fácil con Gmail/Calendar. |
| Grasshopper | $31 al mes (plan Solo, 1 número). | Servicio de teléfono virtual para emprendedores. Proporciona un segundo número en tu móvil actual. Llamadas ilimitadas en EE. UU./Canadá, transcripción de buzón de voz. Configuración muy rápida. |
| Zoom Phone | $10 por usuario (plan Pay as you go). | Complemento de la plataforma Zoom. Ofrece llamadas de voz y SMS con una interfaz similar a Zoom Meetings. Números locales en más de 40 países. Ideal si ya usas Zoom. |
| Vonage | ~$20 por usuario (plan Mobile). | Comunicaciones unificadas con voz, SMS y videoconferencias. Amplia gama de funciones e integraciones (Microsoft Teams, Salesforce, etc.). Números locales o gratuitos en más de 80 países. |
Los precios anteriores son aproximados y pueden variar según promociones o nivel del plan. Como ves, los costes y funciones de entrada pueden diferir mucho. Algunos servicios cobran por usuario (a menudo entre $10 y $30 al mes) mientras que otros, como Sonetel, ofrecen un enfoque de pago por uso con tarifas mensuales mínimas.
Para una pequeña empresa con presupuesto ajustado, un proveedor como Sonetel que te permite empezar con un coste muy bajo por número y sin cuota por usuario puede resultar muy atractivo.
Por otro lado, proveedores más grandes como RingCentral o Vonage incluyen un conjunto más amplio de herramientas de comunicación (videollamadas, mensajería de equipo, etc.), que quizá sobrepasen las necesidades de una empresa de 5 personas pero resulten útiles al escalar. Lo mejor es elegir según tus necesidades: si principalmente buscas un número profesional y gestión básica de llamadas, bastará un servicio ligero y económico; si necesitas capacidades avanzadas de centro de llamadas, quizá justifique un proveedor más caro.
(Consejo: muchos proveedores VoIP ofrecen pruebas gratuitas o planes mes a mes, así que puedes probar el servicio antes de comprometerte del todo.)
Cómo empezar con los teléfonos VoIP para tu negocio
¿Listo para pasarte a VoIP? Así puedes empezar en unos pasos sencillos:
Evalúa tu conexión a Internet y tus necesidades
Como las llamadas VoIP van por Internet, necesitas una conexión de banda ancha fiable. Comprueba que tu oficina o casa puedan soportar el volumen de llamadas esperado: VoIP no requiere gran ancho de banda (una sola llamada usa unos 100 kbps), pero si tendrás varias llamadas simultáneas u otros usos intensivos, asegúrate de que tu red esté a la altura.
La mayoría de servicios de cable o fibra estándar son suficientes para pequeñas empresas. También piensa en tus necesidades: cuántas personas usarán el sistema y qué funciones (p. ej., conferencias, mensajería) son imprescindibles. Esto te ayudará a elegir el plan adecuado.
Elige un proveedor de VoIP
Investiga y compara varios proveedores según precios, funciones, soporte y cobertura. Decide qué es lo más importante para tu negocio: ¿el menor coste, funciones específicas como un menú IVR o la grabación de llamadas, o disponer de números locales en ciertos países?
Hay proveedores para distintas necesidades. Algunos, como Sonetel, ofrecen un punto de entrada muy económico (puedes conseguir un número de empresa por solo €1,79 al mes y pagar solo las llamadas que hagas), mientras que otros incluyen llamadas ilimitadas o funciones avanzadas a un precio mayor.
Lee reseñas o pide recomendaciones si tienes dudas. Una vez que encuentres una buena opción, normalmente puedes registrarte en línea en minutos. (Muchos servicios tienen prueba gratuita o nivel básico gratis: aprovéchalo si está disponible.)
Decide los dispositivos (app vs. teléfono)
Después, decide cómo usarás el servicio. Lo más rápido es la app softphone de tu proveedor en tu smartphone u ordenador: no requiere hardware adicional. Instala la app móvil o de escritorio, inicia sesión y tu nuevo número sonará allí, y también podrás llamar. Es ideal si tu equipo está cómodo usando móviles o auriculares con el ordenador.
Si prefieres la sensación de un teléfono de escritorio o necesitas varios en la oficina, puedes comprar teléfonos IP compatibles con SIP. Hay muchas marcas y precios. Antes de comprar, asegúrate de que el modelo sea compatible con tu proveedor. La mayoría (incluido Sonetel) admite teléfonos SIP estándar, lo que permite conectar terminales de terceros sin problema.
El proveedor suele ofrecer guías de configuración para los modelos populares. También podrías usar un adaptador analógico, pero la mayoría de pequeñas empresas encuentra más práctico usar apps o teléfonos IP modernos.
Configura tu nuevo número de teléfono
Una vez registrado y decidido el dispositivo, toca configurar tu teléfono VoIP. Si usas la app del proveedor, la configuración puede ser tan simple como iniciar sesión: tu número está listo al instante. Si usas un teléfono SIP físico, tendrás que introducir las credenciales VoIP (usuario SIP, contraseña, servidor) en los ajustes del teléfono: tu proveedor te las facilitará. Muchos tienen guías paso a paso.
Lo bueno es que no hay instalación técnica: todo se configura por software. Normalmente puedes empezar a llamar y recibir llamadas el mismo día. Por ejemplo, Sonetel destaca un proceso de registro de 5 minutos; después eliges un número y ya puedes llamar desde su app. Es mucho más rápido y sin complicaciones que esperar a que la compañía instale una línea fija. Haz un par de pruebas para asegurar que la calidad sea clara y todo funcione.
Personaliza funciones y ajustes
Con tu teléfono VoIP funcionando, dedica un momento a configurar las funciones. Entra en el portal o ajustes de la app para grabar tu saludo de buzón de voz (y notificaciones por correo si están disponibles).
Si tienes varios miembros en el equipo, quizás quieras configurar desvíos o grupos de timbrado (para que las llamadas al número principal suenen en varios usuarios). Crea un menú IVR si lo necesitas (p. ej., «Pulsa 1 para Ventas, 2 para Soporte») mediante la interfaz visual de tu cuenta.
Explora las demás funciones: si se ofrece grabación de llamadas, decide si grabar todas o bajo demanda. Si tu servicio proporciona resúmenes o transcripciones por IA, actívalos para aprovecharlos (a menudo recibirás un correo tras cada llamada). Ajusta estos parámetros desde el principio para sacar el máximo partido y modifícalos cuando cambien tus necesidades, normalmente sin coste extra.
Planifica la fiabilidad
Por último, como un teléfono VoIP depende de tu Internet (y de la energía de los dispositivos), ten un plan B para estar localizable en caso de cortes. Por ejemplo, configura tu número VoIP para que se desvíe automáticamente a tu móvil si tu dispositivo principal se desconecta o la red cae. Así las llamadas importantes llegarán por la red celular.
También es aconsejable tener un SAI para tu módem/router si dependes de VoIP, de modo que un corte breve de luz no deje sin teléfono. Afortunadamente, los cortes de Internet son la excepción en muchas zonas y muchos proveedores ofrecen opciones de fail-over (o apps móviles en 4G/5G) para garantizar la continuidad.
Tomando estas precauciones, puedes lograr una fiabilidad cercana a la de una línea tradicional, mientras disfrutas de todas las demás ventajas de VoIP.
En resumen
Siguiendo estos pasos, incluso una microempresa puede instalar un sistema telefónico de nivel profesional de forma rápida y asequible. Un teléfono VoIP te da libertad para comunicarte a tu manera: sonar grande, mantenerte móvil y ahorrar dinero al mismo tiempo.
Antes, solo las grandes compañías podían permitirse estas capacidades, pero ahora cualquier emprendedor o startup puede usar la telefonía por Internet para mejorar sus comunicaciones. Con el proveedor adecuado y una buena conexión, tu teléfono de empresa hará más por menos, ayudándote a servir mejor a tus clientes y proyectar una imagen profesional desde el primer día.